Kế hoạch khai trương quán cafe chuyên nghiệp không nên bỏ qua

Trong bất kỳ lĩnh vực và ngành nghề nào, việc chọn ngày lành và tháng tốt để khai trương quán là rất quan trọng, và ngành kinh doanh quán cafe cũng không ngoại lệ. Khai trương quán cafe không chỉ là cơ hội để quảng bá thương hiệu tới đông đảo thực khách gần xa mà còn là cách để đánh dấu sự khởi đầu thuận lợi và thành công của quán. Kế hoạch tổ chức khai trương quán cafe gồm các bước nào?

Hãy cùng Sao Việt Event tìm hiểu chi tiết các bước tổ chức lễ khai trương quán cafe qua bài viết này nhé!

1. Dự trù kinh phí cho khai trương quán cafe

Mức chi phí mà bạn bỏ ra vào ngày khai trương sẽ ảnh hưởng đến quy mô và hoành tráng của buổi khai trương quán cafe. Trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện này, bạn sẽ phải đối diện với nhiều chi phí như trang trí, in ấn, khuyến mại, tổ chức trò chơi, tri ân khách hàng và nhiều yếu tố khác.

Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng số tiền bỏ ra càng lớn thì buổi khai trương quán của bạn sẽ càng hoành tráng. Điều này phụ thuộc vào cách bạn thiết lập tổ chức sự kiện và tận dụng tối đa các nguồn lực có sẵn. Một cách khéo léo để tối ưu hoá chi phí là sử dụng các tài nguyên và vật liệu có sẵn trong quán, tận dụng sự sáng tạo và thiết kế thông minh để trang trí không gian một cách hiệu quả và độc đáo.

Bạn có thể xem xét cách tổ chức trò chơi, các hoạt động tri ân khách hàng một cách sáng tạo và độc đáo nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng mà không cần đầu tư quá nhiều tiền. Quan trọng hơn cả là tạo ra không gian ấn tượng và thân thiện, mang đến trải nghiệm tốt cho khách hàng khi ghé thăm quán.

2. Chọn ngày tốt khai trương quán cafe

Theo quan niệm truyền thống của ông cha ta, việc xem ngày khai trương là một tập tục không thể bỏ qua. Điều này giúp chủ quán lựa chọn được ngày đẹp, giờ đẹp và hợp với tuổi của chủ quán, nhằm mong muốn ngày khai trương diễn ra suôn sẻ, may mắn, và thu hút nhiều khách ra vào.

Ngày khai trương được chọn cũng cần đặc biệt quan tâm đến việc rơi vào dịp cuối tuần, khi khách hàng thường có nhiều thời gian nghỉ ngơi và đi chơi cùng gia đình, bạn bè. Điều này giúp tăng cơ hội thu hút đông đảo khách hàng tham gia vào buổi lễ khai trương và tạo dựng cảm giác vui tươi, thoải mái cho mọi người.

Xem thêm: Kịch bản tổ chức khai trương quán ăn gồm mấy bước?

3. Trang trí quán cafe

Trang trí cửa hàng bắt mắt là một trong những yếu tố quan trọng để thu hút khách hàng trong ngày khai trương quán cafe. Để chuẩn bị một buổi khai trương hoành tráng, bạn cần sẵn sàng setup các vật dụng trang trí như standee, sticker, hoa, bóng bay, băng rôn và những chi tiết khác. Những yếu tố này sẽ tạo nên không gian hấp dẫn và chuyên nghiệp cho quán cafe của bạn, ghi điểm trong lòng khách hàng và thu hút sự chú ý.

Không chỉ có trang trí bắt mắt, âm thanh và ánh sáng cũng đóng vai trò quan trọng trong buổi khai trương. Chọn những bản nhạc vui tươi, sôi động để khuấy động không khí và tạo nên bầu không khí sôi động, thú vị cho khách hàng. Ánh sáng màu ấm và hài hòa sẽ làm nổi bật tổng thể không gian của quán cafe và tạo cảm giác thoải mái, thân thiện cho khách hàng.

4. Chuẩn bị truyền thông và chương trình khuyến mãi thu hút

Để đạt được sự lan tỏa thông tin tốt nhất cho buổi khai trương quán cafe, xây dựng một kế hoạch truyền thông hoàn hảo là điều không thể thiếu. Bên cạnh việc truyền thông thông tin cơ bản về cửa hàng và ngày khai trương, bạn cần thêm phần truyền thông về các chương trình ưu đãi đặc biệt trong ngày khai trương nhằm thu hút khách đến nhiều hơn.

Nếu bạn có nguồn vốn đủ lớn, hãy thuê các KOL và KOC để họ giới thiệu và truyền thông về quán cafe của bạn. Họ là những người có tầm ảnh hưởng lớn trong cộng đồng mạng và có khả năng lan truyền thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra, bạn cũng có thể lên kế hoạch mời ca sĩ hoặc những người nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng tham gia vào buổi khai trương. Sự góp mặt của họ sẽ thu hút thêm lượng khách hàng đông đảo là fans của họ đến tham gia buổi lễ khai trương.

Kết hợp các phương tiện truyền thông trực tuyến như mạng xã hội, website, email marketing, và quảng cáo trực tuyến sẽ giúp lan tỏa thông tin rộng rãi và nhanh chóng đến đối tượng khách hàng tiềm năng. Đảm bảo nội dung truyền thông gây sự tò mò, hấp dẫn và tạo ra sự mong đợi cho buổi khai trương.

5. Đào tạo nhân viên

Hình ảnh và thái độ của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc khách hàng đánh giá thương hiệu của quán cafe. Vì vậy, việc tổ chức các buổi training cho nhân viên trước ngày khai trương là vô cùng cần thiết. Điều này giúp nhân viên nắm rõ quy trình làm việc và công việc mà họ cần thực hiện trong ngày khai trương.

Không chỉ là khả năng chuyên môn, đào tạo nhân viên cũng cần tập trung vào việc nâng cao kỹ năng mềm và khả năng giao tiếp với khách hàng. Nhân viên được đào tạo tốt sẽ tạo được ấn tượng tích cực và chuyên nghiệp trong cách tương tác với khách hàng, từ đó tạo ra trải nghiệm tốt và thoải mái cho khách hàng tại quán.

Xem thêm: 7 cách trang trí khai trương cửa hàng ấn tượng nhất

6. Cúng khai trương quán cafe

Cúng khai trương là một nghi thức quan trọng trước khi khai trương quán cafe, mang ý nghĩa giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi và thành công trong công việc kinh doanh. Lễ cúng khai trương được tiến hành vào ngày khai trương và giờ lành đã được xem xét từ trước để tạo sự ưu đãi và may mắn cho quán.

Sau khi hoàn thành lễ khai trương, việc chọn khách hàng đầu tiên bước chân vào quán cafe của bạn là một cách thể hiện lòng tri ân và tôn trọng. Họ thường là những người hợp tuổi với chủ quán và có thể được lựa chọn từ trước để đảm bảo sự hòa hợp và may mắn.

7. Đón tiếp khách mời, khách hàng

Sự đón tiếp chu đáo là một trong những yếu tố quan trọng để quán cafe của bạn để lại ấn tượng tốt đối với các khách mời và khách hàng tham gia vào ngày khai trương. Nếu bạn có quá nhiều việc và không thể đón tiếp từng vị khách một cách chi tiết, hãy đào tạo nhân viên lễ tân hoặc thuê đội ngũ chuyên nghiệp từ các đơn vị bên ngoài để giúp bạn.

Đào tạo nhân viên lễ tân là cách đơn giản và hiệu quả để đảm bảo mọi khách hàng đều được tiếp đón một cách chuyên nghiệp và chu đáo. Bạn có thể cung cấp cho họ các kiến thức và kỹ năng cần thiết để đón tiếp và hỗ trợ khách hàng một cách tốt nhất trong ngày khai trương. Nếu không muốn tự đào tạo nhân viên, hãy thuê đội ngũ chuyên nghiệp từ các đơn vị bên ngoài, đảm bảo họ có kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết để đón tiếp và phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp.

8. Tri ân khách hàng

Để ghi điểm trong mắt khách hàng và giữ chân họ quay lại quán cafe vào các lần tiếp theo, hãy sử dụng những hoạt động “nhỏ nhưng có võ”. Một cách hiệu quả để tri ân và tạo sự ghi nhớ đối với khách hàng tham gia buổi khai trương là gửi lời cảm ơn tới họ bằng những tấm thiệp cảm ơn nhỏ xinh hoặc một số phần quà lưu niệm và voucher giảm giá cho những lần mua hàng sau này.

Những tấm thiệp cảm ơn nhỏ xinh là một cách đáng yêu và chân thành để gửi lời tri ân tới khách hàng. Chúng có thể được gửi qua đường bưu điện hoặc trực tiếp tặng khách hàng trong lúc họ còn có mặt tại quán. Việc này giúp khách hàng cảm thấy được quan tâm và đặc biệt trong mắt quán cafe.

Xem thêm: Kịch bản tổ chức lễ khai trương nhà hàng gây ấn tượng nhất 2023 

Ngoài ra, việc tặng phần quà lưu niệm hoặc voucher giảm giá cho những lần mua sau là cách tuyệt vời để khích lệ khách hàng quay lại quán. Đây là một cách tuyệt hảo để khuyến khích khách hàng trở thành khách hàng thân thiết và đồng thời giới thiệu dịch vụ của quán đến những người khác. Tuy nhiên, chủ quán cần xác định mức chi phí bỏ ra cho các hoạt động này để có thể kiểm soát và điều chỉnh phù hợp với tình hình tài chính của quán.

Vừa rồi là bài viết của Sao Việt Event về quy trình tổ chức lễ khai trương quán cafe ấn tượng. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp, bạn sẽ có một lễ khai trương quán cafe thật thành công. Ngoài ra, nếu bạn cần tổ chức một lễ khai trương quán cafe hoành tráng, chuyên nghiệp và ý nghĩa với mức chi phí hợp lý thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về các gói dịch vụ tốt nhất nhé. Chúng tôi sẵn sàng phục vụ 24/7.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT
Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú, P. Phú La, Q. Hà Đông, Hà Nội
Điện thoại: 096 970 19 86
Email: ngoisaoviet.com.vn@gmail.com
Website: saovietevent.vn