Tổ chức sự kiện đang dần trở thành một lĩnh vực có nhu cầu rất lớn, chiếm vị trí quan trọng trong ngành quảng cáo – truyền thông – giải trí nên rất được các công ty, doanh nghiệp quan tâm và đầu tư. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện vẫn còn là một khái niệm khá mới mẻ đối với nhiều người. Cùng Sao Việt Event tìm hiểu về vai trò và mục đích tổ chức sự kiện trong bài viết này nhé.

1. Tổ chức sự kiện là gì? 

Tổ chức sự kiện là khái niệm dùng để chỉ quy trình thực hiện những công việc, yếu tố cần thiết để tổ chức các hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, thương mại, văn hóa. Từ đó nhằm giúp doanh nghiệp, tổ chức đạt được mục đích truyền thông hoặc truyền tải thông điệp sâu sắc tới mọi người.

Quá trình tổ chức kéo dài từ khi lên ý tưởng ban đầu đến lúc kết thúc sự kiện. Sự kiện có thể được tổ chức bởi một cá nhân hoặc một tập thể và có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực. Đó có thể là các hoạt động gắn liền với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như đám cưới, sinh nhật,… hoặc các hoạt động thương mại, marketing cho các doanh nghiệp như khai trương, hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm, lễ tri ân khách hàng,…

2. Tại sao các doanh nghiệp cần phải tổ chức sự kiện?

Tổ chức sự kiện có rất nhiều lý do và lợi ích. Nó không chỉ giúp tăng uy tín, quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp mà còn tạo cơ hội giao lưu và kết nối với khách hàng và đối tác từ đó tăng cường doanh thu cho doanh nghiệp.

Tổ chức sự kiện cũng là cơ hội để truyền tải thông điệp và giá trị của doanh nghiệp đến với công chúng. Tổng quan, tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu và vô cùng quan trọng trong chiến lược kinh doanh và quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp.

3. Các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều các lĩnh vực trong đời sống, do đó các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đích sẽ có 4 loại hình tổ chức sự kiện cơ bản sau:

• Anniversary event: Lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỷ niệm
• Educational event: Nhằm mục đích truyền đạt thông tin mang tính giáo dục
• Marketing event: Nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ
• Gratitude event: Nhằm mục đích tôn vinh, tri ân, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân hay tập thể

4. Vai trò của tổ chức sự kiện 

Tổ chức sự kiện có vai trò là một phương pháp quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động marketing, nâng cao uy tín thương hiệu từ đó gia tăng khách hàng và doanh thu. Tổ chức sự kiện không chỉ có tác động to lớn đến thương hiệu của sản phẩm, dịch vụ mà còn giúp doanh nghiệp khẳng định vị thế của mình trên thị trường.

5. Mục đích của tổ chức sự kiện 

Mục đích của tổ chức sự kiện là các giá trị, kết quả mà doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức mong muốn đạt được, ví dụ như:

• Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với khách hàng, song song đó chính là xây dựng, phát triển thương hiệu và sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp
• Nâng cao giá trị và nhận thức của khách hàng về hình ảnh của các công ty
• Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông trước và sau sự kiện
• Tăng cường sự gắn bó của khách hàng với doanh nghiệp và những sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp đó, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Tùy vào mục đích và loại hình sự kiện khác nhau mà đơn vị tổ chức sẽ lựa chọn ý tưởng, lên kế hoạch thực hiện sao cho phù hợp.

6. Quy trình tổ chức sự kiện

Tùy theo mục đích tổ chức sự kiện của doanh nghiệp mà đặc điểm và quy trình tổ chức sẽ khác nhau. Mỗi một sự kiện cần lên kế hoạch và ý tưởng rõ ràng để có thể triển khai tổ chức chuyên nghiệp nhất có thể. Nhìn chung, quy trình tổ chức một sự kiện bao gồm 4 giai đoạn cơ bản sau:

Giai đoạn trước bắt đầu tổ chức sự kiện 

Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng rất quan trọng. Đơn vị tổ chức sự kiện cần nắm được thông tin của doanh nghiệp và loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức, nghiên cứu các yếu tố có tác động lớn tới sự kiện như ngân sách, nhân sự và các yếu tố ngoại cảnh, từ đó tiến hành triển khai các công đoạn:

• Xây dựng kịch bản, ý tưởng và lên kế hoạch cụ thể, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức, đồng thời chú ý phương thức làm việc giữa doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện
• Đưa ra các phương án dự phòng để quá trình tổ chức được diễn ra thuận lợi
• Thiết kế ấn phẩm, gửi thiệp mời cho khách hàng, đối tác của doanh nghiệp
• Tiến hành lắp đặt, trang trí và tổng duyệt trước khi chương trình diễn diễn ra

Giai đoạn thực hiện của sự kiện 

• Đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện
• Quản lý và điều hành các hạng mục chính của sự kiện
• Tổ chức phục vụ ăn uống
• Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

Giai đoạn kết thúc của sự kiện

• Xúc tiến và quảng bá thương hiệu sau sự kiện
• Chăm sóc khách hàng và đối tác tham gia sự kiện.
• Đánh giá và rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

7. Vì sao nên thuê các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp muốn tự mình tổ chức sự kiện để tiết kiệm chi phí tổ chức. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì quá trình tổ chức sẽ xuất hiện rất nhiều vấn đề phát sinh. Sau đây là 5 lý do cho thấy bạn nên lựa chọn dịch vụ của những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:

Đảm bảo chất lượng của chương trình 

Với kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm dày dặn, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn lên ý tưởng, lập kế hoạch và kịch bản nội dung cho sự kiện. Thực tế quá trình tổ chức sự kiện rất dễ gặp phải nhiều rủi ro nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế. Vì vậy nếu quy trình tổ chức sự kiện được giao lại cho bộ phận chạy sự kiện thì chương trình sẽ được đảm bảo diễn ra đúng như kế hoạch.

Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp 

Các doanh nghiệp đều luôn rất bận rộn và áp lực công việc, vì thế việc bỏ ra nhiều thời gian, công sức cho việc tổ chức sự kiện sẽ gây ảnh hưởng rất lớn tới các công việc khác. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và thông tin cần thiết cho các đơn vị tổ chức sự kiện, những hạng mục còn lại sẽ được họ thực hiện từ A đến Z.

Tiết kiệm chi phí

Có một sự thật là hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều khi tự mình tổ chức. Bởi các đơn vị tổ chức sự kiện với nhiều năm hoạt động trong ngành sẽ luôn có những đối tác quen thuộc từ đó cung cấp cho bạn dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi nhất.

Quảng bá hình ảnh

Vì có mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông nên các công ty sự kiện có thể dễ dàng giúp hình ảnh doanh nghiệp của bạn được quảng bá rộng rãi đến với công chúng thông qua các phương tiện truyền thông.

Giảm rủi ro 

Bằng kinh nghiệm của mình các công ty sự kiện vạch ra kế hoạch tỉ mỉ và nhận định trước các rủi ro trong quá trình triển khai sự kiện, từ đó đưa ra những phương án để né tránh và khắc phục hiệu quả nhất.

8. Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Sao Việt Event 

Sao Việt Event tự hào là một trong những công ty cung cấp dịch vụ truyền thông và tổ chức sự kiện hàng đầu. Với kinh nghiệm của mình, chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ mỗi năm. Cùng với đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm, giỏi chuyên môn và đội ngũ nhân sự tận tâm, nhiệt tình, có trách nghiệm, Sao Việt Event tự tin là một công ty luôn sẵn sàng đáp ứng tốt mọi nhu cầu tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chúng tôi cung cấp các dịch vụ trọn gói bao gồm:

• Tư vấn lên ý tưởng và kịch bản chương trình
• Giải quyết các thủ tục và giấy tờ xin cấp phép tổ chức
• Tư vấn địa điểm và thời gian tổ chức
• Cung cấp đầy đủ trang thiết bị hiện đại
• Nhân sự phục vụ chuyên nghiệp
• Truyền thông và quảng cáo

Một điểm cộng trong dịch vụ tổ chức sự kiện của Sao Việt Event chính là hệ thống trang thiết bị được đầu tư cả về số lượng và chất lượng giúp quý khách tiết kiệm được kha khá chi phí vì không phải đi thuê thiết bị qua một bên trung gian khác.

Hy vọng những thông tin mà Sao Việt Event chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp giải đáp những thắc mắc của bạn về tổ chức sự kiện. Ngoài ra, nếu bạn cần một kịch bản chất lượng, một chương trình sự kiện hoành tráng, sôi động, ý nghĩa với chi phí vô cùng ưu đãi thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn về các gói dịch vụ tốt nhất.

Thông tin liên hệ 

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT

Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú, P. Phú La, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội

Điện thoại: 096 970 19 86

Email: saovietevent2022@gmail.com

Website: saovietevent.vn