Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty: Hướng dẫn, kịch bản chi tiết

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là một dịp đặc biệt quan trọng để mỗi công ty nhìn lại những cống hiến, thành tựu của các cá nhân trong suốt chặng đường phát triển. Vậy, cần có kế hoạch như thế nào để tổ chức sự kiện này thành công? Hãy cùng Sao Việt Event tìm hiểu tất tần tật về kế hoạch tổ chức một buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty chuyên nghiệp qua bài viết này nhé!

1. Tổng quan về sự kiện kỷ niệm thành lập công ty

Ngày kỷ niệm thành lập công ty (hay còn gọi là corporate anniversary) là ngày đánh dấu cột mốc thành lập của công ty, doanh nghiệp. Sự kiện mừng ngày kỷ niệm này cũng là dịp để doanh nghiệp tri ân đội ngũ nhân viên, đối tác, khách hàng đã cùng đồng hành, ủng hộ doanh nghiệp suốt thời gian vừa qua

Đa số mọi người sẽ nhầm lẫn giữa việc tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty và tổ chức sinh nhật công ty. Tuy nhiên, hai sự kiện này có sự khác nhau rõ rệt, đó là:

Tổ chức sinh nhật công ty

Là hoạt động hàng năm của các doanh nghiệp vào đúng ngày công ty thành lập. Thông thường, tiệc sinh nhật cho công ty diễn ra ngay tại văn phòng, với sự tham dự của các nhân viên công ty.

Tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty

Đối với lễ kỷ niệm công ty, thường các doanh nghiệp sẽ tổ chức dựa vào một cột mốc cụ thể như 1 năm, 5 năm, 10 năm, 20 năm, 50 năm,… với quy mô lớn và hoành tráng hơn. Thành phần tham dự có thể có khách hàng, đối tác, các đơn vị truyền thông, báo chí.

2. Tại sao nên tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty?

Thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, đối tác, nhà đầu tư

Mối quan hệ khách hàng và đối tác đóng vai trò quan trọng trong thành công của một doanh nghiệp. Đôi khi, để tạo sự thân thiết và tin tưởng với khách hàng, vấn đề doanh nghiệp cần giải quyết không chỉ dừng lại ở công việc, mà còn ở việc lắng nghe, thấu hiểu tâm tư của khách hàng

Và buổi lễ thành lập công ty cũng có thể là cơ hội để doanh nghiệp kết nối và thiết lập mối quan hệ gần gũi hơn với các bên liên quan như khách hàng, đối tác và các nhà đầu tư.

Quảng bá thương hiệu, khẳng định sức mạnh doanh nghiệp

Sự kiện kỷ niệm thành lập công ty không chỉ là dịp để ôn lại những thành tựu quan trọng của doanh nghiệp, mà còn là cơ hội vô cùng quý giá để thực hiện chiến lược truyền thông và quảng bá thương hiệu

Những bức ảnh chất lượng thể hiện sự sôi động, chuyên nghiệp của sự kiện sẽ là tài sản quý giá để đăng tải lên các phương tiện truyền thông, từ đó thu hút sự chú ý của các khách hàng tiềm năng

Thúc đẩy tinh thần nhân viên, gắn kết nội bộ doanh nghiệp

Không chỉ mang ý nghĩa phát triển các mối quan hệ bên ngoài, việc tổ chức lễ thành lập công ty cũng là một cơ hội quan trọng để gắn kết sức mạnh nội bộ doanh nghiệp

Tại buổi lễ, ban lãnh đạo và nhân viên có cơ hội gặp mặt, trao đổi trực tiếp, cởi mở, lắng nghe, thấu hiểu nhau. Ban lãnh đạo thể hiện sự trân trọng, nhân viên càng cảm thấy hào hứng, vui vẻ, phấn khởi trong công tác xây dựng công ty phát triển vững mạnh.

3. Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Xây dựng chủ đề cho buổi lễ kỷ niệm

Để tạo nên được một sự kiện đáng nhớ, bạn cần có một chủ đề sáng tạo, tinh tế và phù hợp với mục đích của sự kiện. Chủ đề có thể được lấy cảm hứng từ chính logo, slogan, văn hóa hoặc thông điệp của công ty

Khi đã xác định được chủ đề, các yếu tố khác của sự kiện như banner, phụ kiện trang trí sẽ được phát triển để phù hợp với chủ đề đó.

Xác định số lượng khách mời sẽ tham dự

Một buổi lễ kỷ niệm thành lập công ty sẽ bao gồm nhiều thành phần khách mời khác nhau, từ khách hàng, nhân viên công ty, đối tác, nhà đầu tư và cả các đơn vị truyền thông. Bởi vậy, việc xác định số lượng người tham dự là hết sức quan trọng nhằm mục đích lên kế hoạch đón tiếp khách mời chu đáo, chuyên nghiệp nhất.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức lễ kỷ niệm

Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty cần đặc biệt chú ý đến thời gian và địa điểm để đảm bảo sự thuận tiện cho khách mời

Về thời gian, cần lựa chọn thời điểm phù hợp để đảm bảo đa số khách mời đều có thể có mặt tại sự kiện.
Về địa điểm, cần dựa vào quy mô và số lượng khách mời để lựa chọn địa điểm phù hợp, thuận tiện cho việc trang trí sân khấu và tổ chức chương trình.
Và nếu bạn vẫn còn băn khoăn về việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với các đơn vị cung cấp địa điểm hoặc đơn vị tổ chức sự kiện uy tín để được tư vấn và giải đáp mọi vấn đề thắc mắc.

Dự trù chi phí tổ chức

Để đảm bảo sự thành công của sự kiện, người lập kế hoạch cũng cần đưa ra một danh sách chi tiết về ngân sách. Việc xác định ngân sách cần dựa trên quy mô của chương trình, số lượng khách mời, địa điểm tổ chức và chủ đề của buổi tiệc

Bằng việc lựa chọn và tính toán các hạng mục cần thiết, bạn sẽ dự tính và phân bổ ngân sách một cách hợp lý, tránh được các khoản phát sinh không mong muốn. Các hạng mục chi tiết bao gồm thuê địa điểm, thiết kế và trang trí sân khấu, âm thanh, ánh sáng, chương trình nghệ thuật, dịch vụ ăn uống, thiết kế thiệp mời, quảng cáo, PR và các chi phí khác

Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc thật kỹ bởi nếu tiết kiệm quá mức có thể ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện.

Xây dựng kịch bản chương trình

Lên kịch bản và các phương án dự phòng là khâu không thể thiếu trong quá trình chuẩn bị và tổ chức sự kiện. Kịch bản giúp cho việc điều phối các hoạt động trong sự kiện thuận lợi và nhất quán, bạn cũng có thể đưa ra nhiều kịch bản khác nhau và các phương án dự phòng khác nhau cho cùng một sự kiện để sẵn sàng với các tình huống bất ngờ nhất.
Ví dụ, chuẩn bị thêm thiết bị âm thanh, ánh sáng, hoặc các giải pháp khác có thể giúp sự kiện vẫn diễn ra tốt đẹp, ngay cả khi có sự cố xảy ra.

Lựa chọn nhân sự, thiết bị phù hợp cho lễ kỷ niệm thành lập công ty

Như tất cả các sự kiện quan trọng khác, sự kiện lễ thành lập công ty cũng cần một lượng nhân sự lớn, đảm nhiệm các vai trò khác nhau như lễ tân, đạo diễn sự kiện, MC, phục vụ, các chuyên gia thiết kế, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, trình diễn,…
Để đảm bảo chất lượng và sự chuyên nghiệp tối đa, bạn nên tìm đến các công ty tổ chức sự kiện uy tín. Các công ty với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện lớn nhỏ khác nhau chắc chắn sẽ đưa ra những gợi ý hữu ích cho sự kiện của bạn.

Chuẩn bị quà tặng, phần thưởng

Một điểm cộng lớn để doanh nghiệp ghi điểm với khách hàng là sự tinh tế của những món quà tặng khách mời khi ra về. Nếu có thể, bạn nên ưu tiên lựa chọn những sản phẩm của chính doanh nghiệp mình làm quà tặng, đặc biệt là những sản phẩm thể hiện được giá trị của doanh nghiệp.
Việc tặng quà cũng cần phải đảm bảo sự tinh tế và tế nhị, không gây ra cảm giác phiền toái, khó chịu cho người nhận.

Tổng duyệt, kiểm tra, giải quyết những vấn đề có thể phát sinh

Cuối cùng, cần thực hiện việc kiểm tra lại toàn bộ các vấn đề trước khi buổi lễ kỷ niệm thành lập được tổ chức, điều này nhằm đảm bảo cho sự kiện diễn ra thành công và trọn vẹn.
Trong quá trình kiểm tra, cần chú ý đến timeline để xác định chương trình đã đi đúng hướng và tiến trình hay chưa để tiến hành họp bàn và điều chỉnh.

4. Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Tổ chức đón khách và chuẩn bị khai mạc

– Bố trí nhân sự hướng dẫn khách chỗ đỗ xe.
– Đội lễ tân đón khách từ cổng chào và mời họ đến chỗ ngồi.
– Chuẩn bị các thiết bị, âm thanh, ánh sáng sẵn sàng cho buổi lễ.

Khai mạc sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty

– MC tuyên bố khai mạc sự kiện.
– Trình diễn các tiết mục văn nghệ.

Giới thiệu lịch sử hình thành, quá trình phát triển và thành tựu của công ty

– Mc giới thiệu tổng quát diễn biến quá trình phát triển của công ty từ khi mới thành lập.

Phát biểu của đại diện công ty và đại diện khách mời

– Đại diện công ty lên phát biểu, ghi nhận những đóng góp của toàn thể nhân viên và cảm ơn các khách hàng, nhà đầu tư hợp tác.

Trao thưởng và vinh danh nhân viên, tặng quà tri ân khách hàng

– Vinh danh các cá nhân, tập thể có thành tích tốt hoặc có đóng góp lớn cho công ty, xã hội.

Nghi thức rót băng đăng hoặc cắt bánh kem kỷ niệm

– Đại diện doanh nghiệp cùng đại diện khách mời lên vắt bánh kem hoặc nâng ly chúc mừng.

Khai tiệc và ăn tiệc

– MC phát biểu khai tiệc
– Ban lãnh đạo có lời mời tất cả các khách mời cùng nhập tiệc.

Các chương trình trò chơi, văn nghệ vui vẻ, khuấy động

– Các tiết mục biểu diễn lần lượt diễn ra như bản kế hoạch.

Bế mạc chương trình và tặng quà khách mời tham gia

– Đại diện doanh nghiệp chụp hình giao lưu với các đối tác, khách mời sự kiện.
– Bố trí một đội nhân sự tiễn khách ra xe.
– Tặng quà cho khách mời trước khi họ ra về.

5. Dịch vụ tổ chức sự kiện thành lập công ty của Sao Việt Event

Ngày nay, lễ kỷ niệm thành lập công ty đã trở thành một sự kiện quan trọng và được coi là cơ hội để doanh nghiệp tỏa sáng, tăng cường thương hiệu và gắn kết với khách hàng, đối tác, nhân viên. Bởi vậy, để tận dụng được cơ hội quý giá này, nhiều doanh nghiệp đã chọn lựa tìm đến các công ty tổ chức sự kiện để được hỗ trợ tổ chức lễ kỷ niệm thành lập hoàn hảo và chỉn chu nhất.

Với đội ngũ nhân sự hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức lễ thành lập công ty, Sao Việt Event cung cấp cho khách hàng các gói dịch vụ tổ chức lễ kỷ niệm trọn gói từ A đến Z. Đến với dịch vụ của Sao Việt Event, bạn sẽ luôn cảm thấy hài lòng bởi:
– Kịch bản tổ chức lễ kỷ niệm ấn tượng, độc đáo.
– Đội ngũ nhân sự (MC, dancer, lễ tân,…) chuyên nghiệp, năng động, đáp ứng tối đa mọi nhu cầu của khách hàng.
– Thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại, an toàn.
– Không gian sự kiện trang trọng, mang thương hiệu riêng của doanh nghiệp.
– Chi phí tổ chức tối ưu, hợp lý, cạnh tranh.
Với tôn chỉ “Sự hài lòng của khách hàng là ưu tiên hàng đầu”, Sao Việt Event cam kết sẽ mang đến cho khách hàng một trải nghiệm sự kiện hoàn hảo nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và báo giá chi tiết!

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT
Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú – P.Phú La – Q.Hà Đông – TP. Hà Nội.
Điện thoại: 096 970 19 86
Email: saovietevent2022@gmail.com
Website: saovietevent.vn