Quy trình tổ chức Gala Dinner thành công, chuyên nghiệp- Sao Việt Event

Có thể bạn chưa quá quen thuộc với thuật ngữ “Gala Dinner”. Tuy nhiên, đây là một khái niệm khá phổ biến trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Thông qua tổ chức một buổi Gala Dinner, các doanh nghiệp mang đến một không khí đầy đủ nghệ thuật và sang trọng, đồng thời giúp tăng cường tinh thần đoàn kết của các thành viên trong công ty. Vậy Gala Dinner là gì? Quy trình tổ chức Gala Dinner gồm mấy bước? Hãy cùng Sao Việt Event tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Gala Dinner là gì?

Gala Dinner là một buổi tiệc ăn hoành tráng, thường được tổ chức vào ban đêm trong các dịp đặc biệt như lễ kỷ niệm, hội nghị, sự kiện quan trọng, hay những dịp kỷ niệm đặc biệt khác. Thường thì Gala Dinner được tổ chức tại những địa điểm sang trọng, có không gian rộng rãi, đầy đủ tiện nghi và được trang trí đẹp mắt.

Gala Dinner là một dịp để mọi người cùng nhau gặp gỡ, giao lưu, trao đổi thông tin và tạo ra những mối quan hệ mới. Ngoài ra, đây còn là dịp để tôn vinh những thành tựu đáng kể và những người có đóng góp lớn trong lĩnh vực nào đó. Thường thì tại Gala Dinner sẽ có các hoạt động giải trí, biểu diễn nghệ thuật để tạo thêm không khí vui tươi và ấm áp cho mọi người.

2. Ý nghĩa của đêm Gala Dinner

Đêm Gala Dinner tạo ra một không gian thể hiện sự tôn vinh, tri ân và giao lưu giữa các nhà lãnh đạo, doanh nhân, những người có đóng góp lớn trong lĩnh vực nghề nghiệp, giới truyền thông, hoặc các cá nhân, tổ chức quan trọng trong cộng đồng.

Đây là một dịp để tôn vinh những thành tựu đáng kể và những người có đóng góp lớn, đồng thời cũng là một cơ hội để các doanh nghiệp, tổ chức hay cá nhân quảng bá hình ảnh và thương hiệu của mình.

Đêm Gala Dinner còn có ý nghĩa tạo ra một môi trường để mọi người có thể giao lưu, tạo mối quan hệ, trao đổi thông tin và kinh nghiệm trong lĩnh vực của mình, từ đó phát triển kinh doanh và nghề nghiệp của mỗi người.

3. Chủ đề tổ chức Gala Dinner

Mỗi chương trình Gala Dinner do Ban Lãnh Đạo tổ chức đều mang những thông điệp và ý nghĩa riêng. Chủ đề và ý tưởng của chương trình phụ thuộc vào thời điểm tổ chức và mục đích của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có bốn chủ đề thường xuất hiện tại các sự kiện:

Gala Dinner kỷ niệm thành lập công ty

Gala Dinner kỷ niệm lễ thành lập công ty là dịp để chúc mừng cho thành công và nhìn lại chặng đường phát triển của doanh nghiệp. Tổ chức Gala Dinner sinh nhật công ty cũng là cơ hội để tăng cường tinh thần và văn hóa doanh nghiệp cho cán bộ, nhân viên, đồng thời quảng bá hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp đến khách hàng, đối tác.

Gala Dinner liên hoan tiệc tất niên

Gala Dinner tiệc tất niên là chủ đề phổ biến được các doanh nghiệp tổ chức vào cuối năm, nhằm tri ân và tôn vinh cán bộ, nhân viên đã đóng góp cho sự phát triển của doanh nghiệp trong năm vừa qua. Buổi tiệc này thường được kết hợp với trao thưởng và vinh danh những nhân sự xuất sắc, là lời cảm ơn của lãnh đạo dành cho những cống hiến và nỗ lực của các thành viên trong công ty.

Gala Dinner kết hợp du lịch

Các doanh nghiệp thường tổ chức các tour du lịch kết hợp teambuilding và Gala Dinner hàng năm nhằm phát triển văn hóa doanh nghiệp. Việc kết hợp giữa hoạt động du lịch và Gala Dinner mang lại cho cán bộ công nhân viên nhiều trải nghiệm thú vị, tăng cường mối quan hệ và sự gắn kết các nhân viên.

Gala Dinner tri ân

Gala Dinner tri ân khách hàng, đối tác là hoạt động quan trọng của doanh nghiệp nhằm gửi lời cảm ơn đến những đối tác, khách hàng đã đóng góp quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Sự kiện này cũng là dịp để tăng cường mối quan hệ, thể hiện sự tôn trọng, quan tâm đến đối tác và khách hàng, đồng thời củng cố thương hiệu và danh tiếng của doanh nghiệp trên thị trường.

4. Quy trình tổ chức Gala Dinner

Lên ý tưởng và chủ đề

Việc lựa chọn chủ đề cho buổi tiệc là rất quan trọng để tạo sự mới lạ và thu hút sự chú ý của khách mời. Bên cạnh đó, chủ đề cũng cần phù hợp với mục đích và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Ví dụ như: Chủ đề “Gala Dinner hoàng gia” với trang phục đầy trang trọng, sang trọng, chủ đề “Gala Dinner thập niên 80” với trang phục và âm nhạc theo phong cách thập niên 80,…

Lên danh sách khách mời tham dự tiệc

Khách mời có ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố như địa điểm, số thiệp mời, số lượng bàn tiệc và số lượng quà tặng… Chính vì thế doanh nghiệp cần phải lên số lượng khách mời thật chính xác. Bằng cách liệt kê đầy đủ tất cả mọi khách mời từ các mức độ.

Sau đó mới thiết kế thư mời và gửi thiệp mời đi càng sớm càng tốt. Để khách mời có thể sắp xếp được thời gian tới dự tiệc. Nếu khách mời không thể tham dự thì họ vẫn có thể phản hồi sớm trong khoảng thời gian gần nhất để doanh nghiệp chuẩn bị.
Lưu ý: Cần phải đảm bảo điền đầy đủ tất cả thông tin trong thiệp mời

Địa điểm tổ chức

Các doanh nghiệp có thể chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời, tùy vào quy mô và hình thức của sự kiện

Ví dụ các địa điểm tổ chức tiệc trong nhà như:

• Các trung tâm chuyên tổ chức hội nghị.
• Các nhà hàng ẩm thực, các nhà hàng buffet…
• Các sảnh khách sạn lớn, nhỏ.

Địa điểm ngoài trời như:

• Những khu du lịch văn hoá, khu du lịch tích hợp
• Khách sạn có không gian ở ngoài trời…
• Các bãi biển

Thời điểm diễn ra

Thời gian để tổ chức Gala Dinner cũng cần phải nghiên cứu thật kỹ lưỡng để tránh việc đãi tiệc sai thời gian mà mọi người rảnh, tránh việc bỏ quá nhiều bàn trống.
Thời điểm tổ chức sự kiện cũng phụ thuộc vào loại chương trình. Tiệc Gala cuối năm nên tổ chức vào cuối năm hoặc trước Tết Tây 1-2 tuần, trong khi Gala tất niên nên tổ chức trước Tết Tây 3 tuần để mọi người kịp sắp xếp công việc về quê.

Lựa chọn menu bàn tiệc

Bàn tiệc là phần quan trọng trong Gala Dinner vì đó là bữa ăn tối. Tiệc có thể được đưa ra dưới 2 hình thức chính: bàn tiệc truyền thống và tiệc buffet

Mỗi bàn tiệc truyền thống sẽ có 5-6 món ăn, bao gồm 2 món khai vị, 3 món chính và 1 món tráng miệng. Trong khi đó, tiệc buffet sẽ có nhiều món hơn, thông thường từ 12 món trở lên

Để lựa chọn menu phù hợp, doanh nghiệp cần khảo sát sở thích ăn uống của khách mời hoặc lựa chọn những món ăn được ưa chuộng tại nơi cung cấp dịch vụ.

Lên kịch bản chi tiết

Kịch bản là phần quan trọng nhất trong việc triển khai kế hoạch sự kiện. Nó giúp cho chương trình được dẫn dắt một cách hiệu quả và ít gặp phải rủi ro ngoài ý muốn

Kịch bản nên bao gồm các phần như timeline, nội dung tiết mục, MC script và chú thích về hiệu ứng thiết bị ánh sáng, âm thanh,…
Khi kịch bản hoàn thiện, Ban Lãnh Đạo cần đảm bảo mọi người trong nhóm đều hiểu được nó để có thể bám sát theo từng timeline được lên kế hoạch cụ thể

Dự trù chi phí

Để đảm bảo hiệu quả cho Gala Dinner, việc lập kế hoạch chi phí chi tiết và dự trù ngân sách là cần thiết. Điều này giúp giải quyết các sự cố đột ngột và hỗ trợ cho các nhân sự trong quá trình tổ chức sự kiện.

5. Kịch bản chi tiết cho buổi Gala Dinner thành công, ấn tượng

Đón khách

Lễ tân và đại diện doanh nghiệp có nhiệm vụ đón tiếp khách và hướng dẫn họ vào khu vực check-in và chỗ ngồi.

Phần lễ

• Tiết mục mở màn của sự kiện cần phải sôi động và thu hút sự chú ý của khách tham dự
• Sau đó, MC sẽ khai mạc chương trình và giới thiệu các đại biểu khách mời
• Đại diện doanh nghiệp sẽ có phát biểu để giới thiệu sự kiện và cảm ơn khách mời đã đến tham dự
• Cuối cùng, sự kiện sẽ có phần vinh danh, khen thưởng nhân viên hoặc tri ân khách hàng để thể hiện sự đánh giá và trân trọng của tổ chức đối với họ

Phần tiệc

Đại diện doanh nghiệp sẽ mở rượu chúc mừng
Sau đó khách mời sẽ dùng tiệc trong khoảng 25 – 30 phút
Sự kiện sẽ có phần biểu diễn nghệ thuật bao gồm các tiết mục ca nhạc, nhảy múa sôi động để khuấy động bầu không khí và tạo sự giao lưu giữa khách mời
Phần mini-game show để các khách mời tham gia giao lưu và giải trí với nhau. Các trò chơi sẽ mang ý nghĩa gắn kết và giúp tạo nên một không khí vui vẻ, thân thiện trong sự kiện

Kết thúc chương trình

MC sẽ thông báo kết thúc chương trình và gửi lời cảm ơn đến các khách mời đã tham dự

Các khách mời sẽ có thời gian chụp những bức hình tập thể để lưu giữ những khoảnh khắc vui tươi và ý nghĩa trong buổi tiệc

Lễ tân sẽ chuẩn bị sẵn quà tặng để trao cho các khách mời đã tham gia chương trình, đánh dấu sự trân trọng và cảm ơn của tổ chức đối với sự góp mặt của họ.

6. Tổ chức sự kiện Gala Dinner chuyên nghiệp – Sao Việt Event

Sao Việt Event – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Gala Dinner. Sao Việt Event cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm sự kiện tuyệt vời nhất, với một đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, nhiệt tình và tận tâm.

Với đội ngũ thiết kế và sáng tạo tài năng, Sao Việt Event luôn sáng tạo và tinh tế trong việc thiết kế các chi tiết của sự kiện, từ trang trí sân khấu, ánh sáng, âm thanh đến menu ẩm thực và phục vụ chuyên nghiệp.

Sao Việt Event hiểu rõ rằng, để tổ chức một sự kiện hoàn hảo, mọi chi tiết đều phải được chuẩn bị kỹ lưỡng và chính xác. Vì vậy, Sao Việt Event luôn đảm bảo sự chính xác và chất lượng cao nhất cho mỗi sự kiện của khách hàng.

Vừa rồi là những thông tin về tổ chức tiệc Gala Dinner mà Sao Việt Event chia sẻ. Nếu Quý khách đang có nhu cầu tổ chức sự kiện Gala Dinner của mình, hãy để Sao Việt Event giúp Quý khách hàng mang đến một sự kiện thành công và chuyên nghiệp nhất. Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn và báo giá tốt nhất.

Thông tin liên hệ
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT
Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú – P.Phú La – Q.Hà Đông – TP. Hà Nội.
Điện thoại: 096 970 19 86
Email: saovietevent2022@gmail.com
Website: saovietevent.vn