Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chi tiết nhất

Tổ chức lễ khánh thành nhằm đánh dấu và công bố quá trình xây dựng công trình đã hoàn thành và chuẩn bị đi vào hoạt động. Đây là sự kiện có ý nghĩa quan trọng giúp công bố sự hiện diện của công trình đến các đối tác, khách hàng và công chúng vì thế các doanh nghiệp luôn đầu tư và chuẩn bị vô cùng chỉnh chu cho sự kiện này để đảm bảo buổi lễ được tổ chức thành công tốt đẹp.

Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch tổ chức thật chi tiết và cẩn thận. Cùng Sao Việt Event tìm hiểu mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chi tiết nhất trong bài viết này nhé.

1. Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành là một sự kiện quan trọng trong ngành xây dựng. Nó được tổ chức để chúc mừng hoàn thành một công trình hay dự án nào đó và để thông báo cho mọi người biết rằng nó sắp được đưa vào hoạt động. Lễ khánh thành cũng là dịp để đánh dấu sự ra đời của công trình, nó có ý nghĩa của sự khởi đầu mới thuận lợi và chứa đầy những mong đợi tốt đẹp cho công trình đó.

Ngoài việc đánh dấu cột mốc quan trọng, lễ khánh thành còn giúp thông báo cho các đơn vị, tổ chức xã hội và đơn vị truyền thông về sự kiện. Nó cũng khẳng định vị thế của công trình đó và đóng góp cho sự phát triển của khu vực địa phương. 

2. Mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

Sự thành công của chương trình sự kiện phụ thuộc rất nhiều vào khâu chuẩn bị, vì vậy cần đầu tư thời gian và kỹ năng để hoàn thiện từng chi tiết trong quá trình chuẩn bị. Thông thường, cần ít nhất một tháng để chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra, bao gồm các công việc chuẩn bị và điều chỉnh các chi tiết kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của sự kiện.

Sau khi đã xin được giấy phép tổ chức và chọn được thời gian và địa điểm, công việc tiếp theo đó là lên kế hoạch triển khai cho sự kiện. Thông thường, kế hoạch cua một buổi lễ khánh thành sẽ có quy trình và các bước chuẩn bị như sau:

Xây dựng ý tưởng và chủ đề của chương trình

Việc thống nhất mạch truyền tải thông điệp là một bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Đồng thời, việc xác định ý tưởng cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc thống nhất thông điệp truyền thông. Những ý tưởng được chọn lọc sẽ cùng nhau tạo nên những điểm nhấn đặc biệt, góp phần tạo ấn tượng sâu sắc cho khách mời và truyền thông.  

>>> Xem thêm: Quy trình cắt băng khánh thành chuyên nghiệp

Lên danh sách số lượng khách mời tham dự

Việc lựa chọn danh sách khách mời cũng rất quan trọng và cần được thực hiện kỹ lưỡng. Những đại biểu có tầm ảnh hưởng như các quan chức, lãnh đạo, đại diện từ cơ quan nhà nước và chính quyền địa phương sẽ tăng thêm uy tín và hiệu quả cho sự kiện. Ngoài ra, việc mời các đối tác, khách hàng tiềm năng và các đơn vị doanh nghiệp có liên quan sẽ giúp cho sự kiện trở nên trang trọng và đáng nhớ hơn. 

Lên thiết kế trang trí tại địa điểm tổ chức

Sau khi tiến hành khảo sát và đo đạc khu vực tổ chức sự kiện, giai đoạn tiếp theo sẽ là triển khai thiết kế bản vẽ để hình dung không gian tổ chức sự kiện. Các hạng mục cần được bố trí gồm: cổng chào, sân khấu, nhà giàn, khu vực chờ cho khách VIP, banner, standee, backdrop, v.v. Các thiết kế cần tuân thủ bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp và công trình bao gồm màu sắc và họa tiết để đảm bảo sự đồng bộ, tạo được ấn tượng thẩm mỹ cho khách tham dự.

Sự đầu tư và chỉnh chu trong các khía cạnh của sự kiện sẽ đảm bảo hiệu quả cao về mặt truyền thông từ đó hình ảnh của doanh nghiệp được truyền tải một cách rõ ràng và ấn tượng hơn.

Xây dựng kịch bản nội dung chương trình

Nội dung và chương trình cho các sự kiện sẽ phụ thuộc vào loại hình, mục đích và thông điệp truyền tải. Với sự kiện lễ khánh thành thông thường, kịch bản sẽ gồm các nội dung chính như sau:

• Chào đón khách: bao gồm các hoạt động như chụp ảnh, check-in, cài hoa và những hoạt động khác.
• Mở màn chương trình với các tiết mục nghệ thuật như múa trống hội, lân sư rồng và các tiết mục khác để chào mừng khách mời.
• MC sẽ giới thiệu đại biểu, các khách mời và tuyên bố lý do của sự kiện.
• Video trình chiếu để truyền tải thông điệp, giới thiệu về công trình hoặc sản phẩm mới.
• Đại diện sự kiện sẽ có phát biểu chào mừng và khai mạc chương trình.
• Thực hiện nghi thức cắt băng khánh thành 
• Biểu diễn các tiết mục nghệ thuật. 
• Tham quan nhà máy hoặc công trình để khách mời có thêm trải nghiệm thú vị và hiểu rõ hơn về công ty.
• MC sẽ tuyên bố kết thúc chương trình. 

>>> Đọc thêm: Ý nghĩa và tầm quan trọng của tổ chức lễ khánh thành

Triển khai thi công khu vực tổ chức sự kiện

Đối với lễ khánh thành, việc lắp đặt cổng chào tại lối ra vào là điều cần thiết để giúp khách mời dễ dàng xác định vị trí. Đồng thời cần trải thảm đỏ dọc theo con đường dẫn vào và trang trí các banner, standee, bandroll để làm cho sự kiện trở nên thu hút hơn. Ngoài ra, việc trang trí xung quanh khu vực công trình bằng các loại cờ phướn, bandroll, backdrop cũng tạo vẻ đẹp tuyệt vời và ấn tượng mạnh cho những người đi đường xung quanh.

Khu vực nhà lễ chính cũng cần được đầu tư và lắp đặt các thiết bị âm thanh, thiết bị ánh sáng, màn hình LED và các thiết bị hiệu ứng sân khấu để tạo không khí cho buổi lễ. Việc trang trí nhà giàn xung quanh theo tone màu của doanh nghiệp cũng cần được chú trọng. Các thiết bị như standee hay các biển thông tin về dự án cùng những hoa và đồ trang trí khác cũng giúp cho sự kiện trở nên ấn tượng hơn.

Việc chọn lựa bàn ghế, hoa trên bàn đại biểu, nước uống, bảng tên khách mời danh dự, cùng các loại giấy tờ có liên quan đến dự án rất quan trọng để tạo sự chuyên nghiệp. Bố trí một khu vực bàn tiệc trà hoặc finger food cũng sẽ giúp khách mời thoải mái và có thể thưởng thức thức ăn nhẹ trong suốt sự kiện.

>>> Tham khảo: Quy trình tổ chức lễ khánh thành công trình chuyên nghiệp nhất

Kiểm tra và tổng duyệt chương trình

Trước khi bắt đầu tổ chức sự kiện, chúng ta cần xem xét lại các yếu tố thi công để đảm bảo sự an toàn và chỉnh chu. Bên cạnh đó, cần bố trí đội ngũ nhân sự thực hiện các công tác để đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ. 

Quá trình tổng duyệt chương trình cũng là bước quan trọng không thể thiếu. Điều này đặc biệt quan trọng với các sự kiện lớn để đảm bảo quá trình tổ chức phải được thực hiện một cách thuận lợi. Qua quá trình tổng duyệt, ta có thể phát hiện những sai sót và tính toán các phương án dự phòng trước khi chương trình diễn ra chính thức. Việc này giúp cho tất cả các đội ngũ nhân sự nắm chắc quá trình diễn ra chương trình, từ đó có thể chủ động xử lý những phát sinh bất ngờ. 

Trên đây là bài viết của Sao Việt Event về mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành. Hy vọng dựa vào những thông tin mà chúng tôi cung cấp, quý khách sẽ có một buổi lễ khai trương khánh thành thật thành công và ấn tượng. Ngoài ra, nếu bạn cần một kịch bản chất lượng hay tổ chức một chương trình sự kiện hoành tráng, sôi động, ý nghĩa với chi phí vô cùng ưu đãi thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn về các gói dịch vụ tốt nhất nhé. 

Thông tin liên hệ 

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT 

Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú, P. Phú La, Q. Hà Đông, Hà Nội 

Điện thoại: 096 970 19 86 

Email: ngoisaoviet.com.vn@gmail.com 

Website: saovietevent.vn