Những yếu tố cần thiết để tổ chức lễ khai trương showroom thành công

Hiện nay, các công ty sản xuất hàng tiêu dùng như thời trang, đồ nội thất, oto,… thường có một showroom riêng để giới thiệu sản phẩm đến khách hàng. Vì vậy, việc tổ chức buổi lễ khai trương là rất quan trọng để đảm bảo showroom có thể hoạt động thuận lợi và thu hút được nhiều khách hàng.

Vậy quy trình chuẩn bị và tổ chức showroom diễn ra như thế nào? Tham khảo bài viết của Sao Việt Event để biết thêm thông tin chi tiết nhé.

1. Truyền thông trước sự kiện

Để tổ chức lễ khai trương showroom thành công, doanh nghiệp cần tập trung vào việc quảng bá thông tin đến người dùng thông qua các kênh truyền thông. Việc quảng bá hiệu quả sẽ thu hút sự chú ý của nhiều khách hàng giúp thúc đẩy hình ảnh công ty. Do đó, việc chuẩn bị kế hoạch truyền thông là rất quan trọng và không thể bỏ qua.

Để truyền thông hiệu quả, công ty có thể sử dụng nhiều cách khác nhau như phát tờ rơi, đăng tin thông báo trên các trang mạng và thông báo với khách hàng lâu năm của công ty. Tuy nhiên, các kênh quảng bá cần được lựa chọn một cách cẩn thận để đảm bảo tính hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

2. Lựa chọn ngày tốt 

Việc chọn ngày tổ chức lễ khai trương Showroom là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể chuẩn bị và lên kế hoạch tốt nhất. Đặc biệt, trong bối cảnh cuộc sống hiện đại, đa số mọi người không có nhiều thời gian rảnh vào các ngày trong tuần. Vì vậy, việc chọn thời điểm tổ chức sự kiện vào các ngày cuối tuần như chiều thứ bảy hoặc chủ nhật sẽ giúp tối ưu hóa lượng khách hàng đến tham dự.

Tuy nhiên, công ty cũng cần xem xét các ngày lịch dương và các ngày lịch âm để có thể tránh các rắc rối trong kinh doanh sau này. Việc chọn ngày tổ chức sự kiện khi có sự cân nhắc kỹ lưỡng sẽ giúp công ty tổ chức buổi lễ khai trương thành công và thu hút được lượng khách hàng nhiều nhất.

>>> Xem thêm: Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức

Tùy thuộc vào mục đích của lễ khai trương showroom, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn thời điểm tổ chức để đạt hiệu quả tốt nhất. Nếu lễ khai trương chỉ dành cho đối tác và bạn bè thân thiết, thì nên tổ chức tại các nhà hàng vào buổi tối. Thời điểm này rất phù hợp để mọi người thoải mái thưởng thức bữa nhẹ và trò chuyện.

Ngược lại, nếu mục đích của lễ khai trương là quảng bá và truyền thông cho thương hiệu của doanh nghiệp, thì nên tổ chức sự kiện tại showroom để thu hút sự chú ý của đông đảo khách hàng.

>>> Đọc thêm: Tổ chức khai trương trọn gói, uy tín cùng Sao Việt Event

4. Đối tượng khách mời

Khách mời là một yếu tố quan trọng để xác định thời điểm tổ chức lễ khai trương. Nếu khách mời chủ yếu là những doanh nhân hoặc công chức, thì việc tổ chức khai trương trong giờ hành chính sẽ dễ dàng thuận tiện hơn cho mọi người. Nếu khách mời của bạn đa dạng  hơn thì tổ chức khai trương vào cuối tuần sẽ là thời điểm phù hợp nhất. Như vậy, bạn sẽ tạo ra sự thu hút lớn đối với khách mời, giúp họ dễ dàng cân nhắc và sắp xếp thời gian để tham gia buổi lễ.

5. Lập kế hoạch kỹ lưỡng 

Để đảm bảo thành công của một sự kiện hoặc buổi lễ khai trương, việc lập kế hoạch kỹ lưỡng là điều cần thiết. Qua đó, đảm bảo việc tổ chức diễn ra thuận lợi và tránh những sai sót không đáng có

Các công việc cần thực hiện

Để đảm bảo chuẩn bị cho lễ khai trương showroom được tốt nhất, bạn cần lập ra một danh sách công việc cụ thể. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào. Có thể liệt kê các công việc như sau:

• Gửi thiệp mời khai trương đến khách hàng và đối tác.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp và chuẩn bị trang trí bắt mắt, bao gồm hoa, băng rôn, khẩu hiệu,…
• Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng phù hợp với không gian và chương trình sự kiện.
• Tìm kiếm các nhà tài trợ và xác định ngân sách cho sự kiện.
• Lên kế hoạch và chuẩn bị các hoạt động, chương trình sự kiện và các tiết mục trình diễn.
• Đề xuất phương tiện truyền thông phù hợp để quảng bá sự kiện, bao gồm các kênh truyền thông xã hội, email marketing,…
• Lập kế hoạch bảo mật, an ninh và xử lý các tình huống bất ngờ.
• Đảm bảo sự kiện được tổ chức tốt nhất, giúp đem lại ấn tượng tích cực cho khách hàng và tạo nên hình ảnh tốt cho thương hiệu của doanh nghiệp.

Quản lý ngân sách

Việc quản lý ngân sách tốt là yếu tố cần thiết giúp cho các doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình tài chính của mình. Nhờ điều này, doanh nghiệp có thể đưa ra các phương pháp điều chỉnh ngân sách sao cho hợp lý, từ đó tránh tình trạng chi tiêu lộn xộn. Ngoài ra, việc quản lý ngân sách còn giúp doanh nghiệp biết được mình đang thiếu những gì và thừa những gì để kịp thời bổ sung, thay đổi từ đó đảm bảo buổi lễ được tổ chức hoàn hảo và hiệu quả nhất.

Đưa ra deadline cho từng hạng mục

Để tổ chức một buổi lễ khai trương thành công đòi hỏi sự chuẩn bị từ trước với một kế hoạch cụ thể và đặt thời hạn cho từng hạng mục để đảm bảo tiến độ diễn ra đúng kế hoạch. Ngoài ra, việc đặt deadline sẽ giúp tinh thần làm việc của nhân viên trở nên tích cực và thúc đẩy công việc của họ được tiến hành đúng tiến độ.

>>> Tham khảo: Dịch vụ cho thuê nhân sự khai trương chuyên nghiệp, chất lượng tại Sao Việt Event

6. Trang trí showroom 

Việc trang trí showroom là một trong những bước quan trọng nhất trong việc tổ chức buổi lễ khai trương, tuy nhiên công đoạn này đòi hỏi sự tỉ mỉ và sáng tạo để đạt được hiệu quả tốt nhất. Khi trang trí không gian cho sự kiện, quý doanh nghiệp cần phải cẩn thận xem xét và chọn lựa cho mình một ý tưởng trang trí phù hợp để toát lên được ý nghĩa sản phẩm và đồng thời thể hiện được hình ảnh của doanh nghiệp một cách trang nhã, lịch sự và tinh tế.

Sau khi trang trí xong, đội ngũ ekip cần tiến hành tổng duyệt buổi lễ để kịp thời điều chỉnh những chi tiết còn thiếu sót, sửa chữa những nội dung không phù hợp và giúp nhân viên làm quen với từng tình huống có thể xảy ra trong sự kiện để đảm bảo đội ngũ sẵn sàng phản ứng khi có rủi ro xảy ra. Đây được xem là bước hoàn chỉnh và quan trọng cuối cùng trước khi sự kiện khai trương chính thức bắt đầu.

>>> Xem thêm: Tổng hợp những lời chúc khai trương công ty hay và ý nghĩa nhất

7. Thực hiện bán hàng trong lễ khai trương showroom

Tổ chức buổi lễ khai trương showroom không chỉ là hoạt động quảng bá sản phẩm mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận với những khách hàng tiềm năng. Vì vậy, hoạt động bán hàng trong buổi lễ trở nên rất quan trọng và có nhiều ảnh hưởng đến doanh số bán hàng của doanh nghiệp.

Quý doanh nghiệp cần có thái độ tôn trọng, lịch sự và nhiệt tình trong giao tiếp để gây ấn tượng tốt với khách hàng. Để đạt được điều này, các nhân viên chăm sóc khách hàng cần được đào tạo và rèn luyện một cách bài bản, hiểu rõ về các sản phẩm và được huấn luyện về việc tư vấn sản phẩm cho các đối tượng khách hàng khác nhau. Việc đào tạo và rèn luyện nhân viên đem lại nhiều lợi ích cho quý doanh nghiệp, giúp tăng khả năng bán hàng và tương tác với khách hàng thành công hơn.

Trên đây là bài viết của Sao Việt Event về tổ chức lễ khai trương showroom. Chúng tôi mong rằng dựa vào quy trình tổ chức lễ khai trương showroom mà chúng tôi gợi ý, quý khách sẽ có một buổi lễ khai trương thật thành công và ấn tượng. Ngoài ra, nếu bạn cần một kịch bản chất lượng, một chương trình sự kiện hoành tráng, sôi động và ý nghĩa với chi phí vô cùng ưu đãi thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn về các gói dịch vụ tốt nhất nhé.

Thông tin liên hệ 

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT

Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú, P. Phú La, Q. Hà Đông, Hà Nội

Điện thoại: 096 970 19 86

Email: ngoisaoviet.com.vn@gmail.com

Website: saovietevent.vn