Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Khai trương là một sự kiện quan trọng của công ty, doanh nghiệp để quảng bá và giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ, lĩnh vực hoạt động của họ đến đông đảo mọi người. Tuy nhiên để tổ chức một sự kiện khai trương thành công, cần phải chuẩn bị rất kỹ lưỡng và thực hiện nhiều công đoạn.

Do vậy việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương là rất cần thiết. Vậy lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương như thế nào? Theo dõi ngay bài viết dưới đây của Sao Việt Event để được giải đáp thắc mắc nhé.

1. Xác định mục tiêu cần đạt được

Đối tượng hướng đến

Khi tổ chức sự kiện khai trương, việc xác định mục tiêu đồng nghĩa với việc phải xác định rõ đối tượng mà công ty hoặc doanh nghiệp muốn nhắm đến.Quy trình xác định đối tượng cần được lên kế hoạch chi tiết và rõ ràng. Bao gồm từng nhóm khách hàng với độ tuổi, giới tính, hành vi, thói quen và sở thích của họ. Dựa trên đó, công ty có thể đưa ra các phương pháp hoặc xây dựng chiến lược tiếp cận phù hợp với từng đối tượng để thu hút sự quan tâm của họ.

Thông điệp truyền tải

Thông điệp truyền tải trong sự kiện khai trương cần được lên kế hoạch một cách tỉ mỉ và cụ thể. Thông điệp cần mang ý nghĩa sâu sắc và nội dung phải được cân nhắc kỹ lưỡng đồng thời cũng phải đơn giản và dễ hiểu để tất cả mọi người đều có thể dễ dàng nắm bắt.

Việc truyền tải thông điệp cần được thực hiện một cách rõ ràng thông qua các hoạt động của sự kiện khai trương. Những chương trình văn nghệ hoặc các tiết mục giải trí trong sự kiện đều là các phương tiện để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các kênh truyền thông như truyền hình, đài phát thanh, báo chí và mạng xã hội để giúp buổi lễ khai trương tiếp cận với nhiều người hơn.Từ đó, sự kiện khai trương sẽ trở nên gắn kết hơn và để lại ấn tượng tốt đối với khách hàng và đối tác của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: [Gợi ý] Mẫu kịch bản khai trương chuyên nghiệp, hiệu quả

2. Khảo sát địa điểm tổ chức

Không gian tổ chức cho sự kiện khai trương là một yếu tố quan trọng để đánh giá quy mô và chất lượng của buổi lễ cũng như doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải sự kiện khai trương nào cũng cần đến một không gian rộng lớn. Điều quan trọng là phải chọn một không gian phù hợp với đối tượng muốn hướng đến và điều kiện tài chính của doanh nghiệp.

Đặc biệt, không gian tổ chức sự kiện cần đảm bảo sự thoải mái, thoáng mát và đủ rộng rãi để có thể thực hiện được các hoạt động đã được lên kế hoạch từ trước. Một không gian quá chật hẹp sẽ gây cảm giác bức bối cho khách mời và nhân viên cùng tham gia. Ngoài ra, cũng cần phải được trang bị đầy đủ các dụng cụ, trang thiết bị cần thiết để đảm bảo việc tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

3. Lựa chọn thời gian diễn ra khai trương

Thời gian tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố quan trọng. Bạn nên chọn thời gian diễn ra sự kiện khai trương sao cho thu hút được số lượng người tham dự nhiều nhất.

Để đảm bảo buổi khai trương diễn ra thuận lợi nhất, bạn cũng có thể sử dụng các dịch vụ phong thủy hoặc lịch để xem xét thời điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện. Tránh các ngày xấu hay kiêng kị và chọn những ngày đẹp, thuận lợi để buổi khai trương được diễn ra một cách suôn sẻ nhất.

>>> Đọc thêm: Tổ chức khai trương trọn gói, uy tín cùng Sao Việt Event

4. Gửi thiệp mời, công khai thông tin buổi lễ

Sau khi hoàn thành các công tác chuẩn bị về địa điểm và thời gian tổ chức, bạn cần tiến hành gửi thiệp mời khai trương đến các đối tượng mà doanh nghiệp muốn mời tham gia sự kiện. Các thiệp mời có thể được gửi trực tiếp đến địa chỉ của cá nhân hoặc tập thể đó, hoặc có thể gửi bằng thư điện tử theo một mẫu form sẵn có để tiết kiệm thời gian.

Thông tin về buổi khai trương có thể được công khai thông qua các phương tiện truyền thông phổ biến như báo chí, internet và truyền hình. Các nhà báo và phóng viên có thể được mời đến để báo cáo và đưa tin về buổi khai trương trên các trang mạng nổi tiếng nhằm quảng bá cho sự kiện một cách rộng rãi.

5. Lên kịch bản tổ chức sự kiện khai trương

Để đảm bảo tính chặt chẽ và logic của chương trình, đội ngũ nhân sự cần tuân thủ kế hoạch đặt ra. Thường thì quy trình tổ chức một sự kiện khai trương gồm các bước sau:

• Tổ chức lễ cúng khai trương.
• Tiếp đón đại biểu và khách mời.
• Giới thiệu về công ty hoặc doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương.
• Giới thiệu đội ngũ nhân sự.
• Đại diện công ty và khách mời phát biểu.
• Lễ cắt băng khai trương.
• Tổ chức tiệc nếu có trong kế hoạch.
• Gửi lời cảm ơn của công ty đến các đại biểu và khách mời.

>>> Tham khảo: Những yếu tố cần thiết để tổ chức lễ khai trương showroom thành công

6. Giám sát

Để đảm bảo sự suôn sẻ cho buổi lễ khai trương, bạn nên thành lập một đội ngũ nhân sự chuyên phụ trách giám sát mọi khâu trong quá trình chuẩn bị và diễn ra chương trình. Chức năng của đội ngũ giám sát là đảm bảo rằng chương trình diễn ra đúng theo kế hoạch đã đề ra. Ngoài ra, đội ngũ giám sát còn có nhiệm vụ theo dõi và phát hiện các sự cố có thể xảy ra trong buổi lễ, từ đó đưa ra các phương án giải quyết kịp thời. Qua đó, sự kiện khai trương sẽ được tổ chức theo cách chuyên nghiệp và thành công hơn.

Trên đây là những chia sẻ của Sao Việt Event về kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương công ty. Hy vọng những thông tin mà Sao Việt Event cung cấp sẽ giúp quý khách tổ chức một buổi lễ khai trương thành công nhất. Ngoài ra, nếu bạn cần một kịch bản chất lượng, một chương trình sự kiện hoành tráng, sôi động và ý nghĩa với chi phí vô cùng ưu đãi thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn về các gói dịch vụ tốt nhất nhé.

Thông tin liên hệ 

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT

Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú, P. Phú La, Q. Hà Đông, Hà Nội

Điện thoại: 096 970 19 86

Email: ngoisaoviet.com.vn@gmail.com

Website: saovietevent.vn