Chia sẻ chi tiết kinh nghiệm tổ chức kiện ngoài trời từ A đến Z

Trong thời đại hiện nay, việc tổ chức sự kiện ngoài trời trở nên vô cùng phổ biến và được ưa chuộng bởi rất nhiều lý do. Không chỉ giúp tạo sự gắn kết giữa mọi người, sự kiện ngoài trời còn mang lại nhiều giá trị khác như tạo ra không gian giải trí, thư giãn và khám phá thiên nhiên. Hãy cùng Sao Việt Event tìm hiểu tất tần tật các thông tin để có thể tổ chức thành công một sự kiện ngoài trời tuyệt vời nhất qua bài viết này nhé!

1. Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời là những hoạt động được tổ chức dưới bầu trời xanh, nhằm kết nối và chia sẻ những giá trị thông qua các hoạt động truyền thông, tập thể, và giải trí. Các sự kiện ngoài trời có thể là các chương trình vui chơi, các buổi diễn thuyết, workshop hay các hoạt động vận động. Khác với các sự kiện trong nhà, tổ chức sự kiện ngoài trời có lợi thế về không gian rộng rãi, giúp người tham gia cảm thấy thoải mái và gần gũi với thiên nhiên.

2. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp nhất

Để sự kiện được tổ chức ngoài trời diễn ra tốt đẹp người thực hiện cần phải nắm vững được các kinh nghiệm sau:

Lựa chọn địa điểm hợp lý

Để tổ chức thành công một sự kiện ngoài trời, người thực hiện cần có kiến thức và kinh nghiệm để lựa chọn địa điểm phù hợp. Việc xác định nội dung chính của sự kiện và đối tượng khách mời là rất quan trọng để tìm kiếm một địa điểm thích hợp. Đồng thời, số lượng khách tham dự sự kiện cũng là yếu tố cần được cân nhắc để chọn được diện tích và không gian phù hợp.
Ngoài ra, người tổ chức cần đảm bảo mức độ an toàn và tiện nghi cho khách tham dự bằng cách kiểm tra bãi đỗ xe, vị trí và vấn đề di chuyển.

Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một công việc đòi hỏi rất nhiều trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ. Để đảm bảo sự kiện được diễn ra thuận lợi, người tổ chức cần chuẩn bị sẵn các trang thiết bị như sân khấu chịu được trọng tải, nhà bạt che mưa, cổng chào, giàn sân khấu và rào chắn. Backdrop kích thước lớn được in tên buổi lễ, ngày giờ, đơn vị tổ chức và các thông tin hỗ trợ cũng là một phần không thể thiếu.

Hệ thống thiết bị âm thanh và ánh sáng có công suất lớn là yếu tố quan trọng để đảm bảo âm thanh và ánh sáng hoạt động tốt nhất, tạo nên một không gian lễ hội sống động và ấn tượng cho khách tham dự. Ngoài ra, các phụ kiện trang trí như poster, bảng biển, thảm đi và ô dù cũng đóng vai trò quan trọng để tô điểm cho không gian sự kiện và thu hút sự quan tâm của khách tham dự.

>>> Tham khảo ngay: Kế hoạch tổ chức sự kiện thành công 100% mới nhất 2023

Đảm bảo yếu tố thời tiết

Tổ chức sự kiện ngoài trời có thể gặp phải nhiều khó khăn, đặc biệt là với các thời tiết xấu như mưa bão, đó là điều không ai muốn xảy ra. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch tổ chức sự kiện vào những thời điểm có thời tiết tốt nhất, tránh những thời điểm mưa bão khắc nghiệt để không ảnh hưởng đến quan khách tham dự.
Ngoài ra, để đối phó với hiện tượng thời tiết xấu bất ngờ, sự kiện nên được trang bị hệ thống phông bạt, áo mưa, ô dù,… để bảo vệ khách tham dự tránh khỏi tác động của thời tiết. Điều này sẽ giúp sự kiện diễn ra thành công hơn và đảm bảo rằng khách tham dự có thể trải nghiệm sự kiện một cách an toàn và thoải mái nhất. Doanh nghiệp nên đầu tư một khoản chi phí để chuẩn bị các trang thiết bị này để đảm bảo sự kiện được tổ chức tốt nhất và tạo được ấn tượng tốt đối với khách hàng.

Chú ý pháp lý cho sự kiện

Để đảm bảo sự kiện ngoài trời được tổ chức đúng quy trình và pháp luật, doanh nghiệp cần hoàn tất một số thủ tục pháp lý như sau:
Ký kết hợp đồng thuê ca sĩ, dancer, MC biểu diễn và các nghệ sĩ khác tham gia sự kiện.
Xin giấy phép tổ chức từ địa phương và thực hiện hợp đồng thuê mặt bằng để tổ chức sự kiện.
Chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến âm thanh, ánh sáng và thuê người điều khiển để đảm bảo chất lượng âm thanh và ánh sáng trong suốt sự kiện.
Các giấy tờ bảo hiểm cần thiết cũng nên được chuẩn bị và giải quyết trước khi tổ chức sự kiện

Vệ sinh và an ninh cho chương trình

Để đảm bảo sự kiện ngoài trời được diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên thuê các đơn vị hỗ trợ vệ sinh và an ninh từ bên ngoài. Điều này giúp đảm bảo trật tự và an toàn cho khách tham dự, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp và ấn tượng của sự kiện. Một vài chi tiết nhỏ như vậy có thể ảnh hưởng rất lớn đến thành công của buổi lễ và sự hài lòng của khách hàng.

>>> Xem ngay: 8 loại chi phí tổ chức sự kiện mọi doanh nghiệp cần biết 

3. Ưu điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một hình thức tổ chức sự kiện được nhiều khách hàng yêu thích và lựa chọn. Cùng Sao Việt Event tìm hiểu ưu điểm của hình thức tổ chức sự kiện ngoài trời này nhé!

Không gian thư thái, thoải mái

Một trong những ưu điểm nổi bật của việc tổ chức sự kiện ngoài trời là không gian rộng rãi và thoải mái hơn. Với không gian tự nhiên, người tham gia không chỉ có thể tham gia các hoạt động vui chơi, giải trí, mà còn được tận hưởng và tận dụng môi trường thiên nhiên đẹp mắt. Không gian rộng lớn cùng với sự gần gũi với thiên nhiên tạo cho khách hàng sự thư giãn, thoải mái, và cảm giác giải tỏa stress sau những giờ làm việc căng thẳng. Bên cạnh đó, không gian rộng còn cho phép người tham gia dễ dàng tương tác và kết nối với nhau, tạo nên không khí hào hứng và sôi động trong sự kiện.

Sức chứa rộng rãi

Sức chứa lớn là một trong những ưu điểm tiếp theo của việc tổ chức sự kiện ngoài trời. Khác với sự kiện trong nhà, sự kiện ngoài trời có không gian mở rộng và thoải mái hơn, cho phép chứa được số lượng khách mời lớn hơn.

Tự do sáng tạo

Ưu điểm thứ 3 của việc tổ chức sự kiện ngoài trời đó chính là sự linh hoạt trong việc thiết kế và trang trí không gian. Khác với sự kiện trong nhà, các chương trình sự kiện ngoài trời cho phép bạn thoải mái sáng tạo và tùy ý lên các hạng mục trang trí, thiết kế mà không phải lo lắng về không gian hạn chế. Điều này mang đến cho các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhiều cơ hội để thể hiện sự sáng tạo của mình trong việc lên kế hoạch và trang trí cho sự kiện.

Di chuyển thuận tiện và dễ dàng thiết kế

Các hạng mục sự kiện thường phải phối hợp với các thiết bị cố định trong nhà như hệ thống đèn, cửa ra vào, tường chắn, và điều này có thể ảnh hưởng đến quy trình thi công của chương trình. Bên cạnh đó, các phòng trên tầng cao cũng có thể gây ra nhiều khó khăn và mất thời gian trong việc vận chuyển các trang thiết bị.
Trái lại, việc tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ đem lại sự thoải mái trong việc thi công mà không cần phải lo lắng quá nhiều về những rào cản vật lý. Bên cạnh đó, vận chuyển các trang thiết bị và nhân sự cũng trở nên dễ dàng hơn khi xe chở đồ sự kiện và nhân sự có thể đi đến tận nơi diễn ra chương trình một cách thuận tiện.

4. Một số địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời lý tưởng

Bãi biển

Một trong những địa điểm được yêu thích nhất là bãi biển, nơi bạn có thể tham gia chương trình mà vẫn được ngắm nhìn những cơn sóng đánh vào bờ, tạo cho bạn cảm giác khó quên. Nơi này thường được sử dụng cho các chương trình team building, gala ngoài trời, tiệc cưới, kỷ niệm hay các sự kiện âm nhạc. Bên cạnh không gian thoải mái và phong cảnh đẹp, địa điểm này còn mang lại một không khí sôi động và vui tươi cho bất kỳ chương trình sự kiện nào.

>>> Xem ngay: Top 10+ quán cafe tổ chức sự kiện Hà Nội không gian đẹp mắt

Sân vận động ngoài trời

Một địa điểm phổ biến và lý tưởng cho các sự kiện ngoài trời là sân vận động, với không gian rộng lớn và tiện nghi cần thiết để tổ chức các sự kiện có quy mô lớn. Các chương trình sân vận động thường được setup với sân khấu hoành tráng và ánh sáng lung linh, tạo ra một bầu không khí đầy phấn khích cho các sự kiện âm nhạc, chương trình countdown cuối năm, chương trình kick-off và nhiều sự kiện khác. Không chỉ đảm bảo một không gian rộng rãi và tiện nghi, sân vận động còn mang lại cho khán giả cảm giác sôi động và kích thích, khiến cho các sự kiện ngoài trời tại đây trở nên đặc biệt và khó quên.

Khu resort

Resort cũng là một trong những địa điểm thường được lựa chọn để tổ chức các sự kiện ngoài trời, tùy vào diện tích của resort mà các địa điểm sẽ có kích thước và cơ sở hạ tầng khác nhau. Thường thì các địa điểm tại resort được sử dụng để tổ chức các hoạt động gắn kết dành cho các đoàn khách lưu trú tại khách sạn, bao gồm các chương trình team building Amazing Race, ngày hội gia đình, và nhiều hoạt động thú vị khác. Ngoài ra, resort còn mang đến cho khách hàng không chỉ không gian thoáng đãng, mà còn là các dịch vụ tiện ích như hồ bơi, spa, khu vui chơi giải trí,…, tạo nên một trải nghiệm đầy thú vị và tuyệt vời cho các sự kiện ngoài trời.

Công viên

Công viên cũng là một trong những địa điểm phổ biến để tổ chức các chương trình sự kiện ngoài trời. Không gian xanh mát, rộng rãi tại đây sẽ tạo cảm giác thoải mái và thư giãn cho khách mời. Tùy thuộc vào quy mô sự kiện của bạn, bạn có thể lựa chọn các công viên với sức chứa và diện tích phù hợp. Các hoạt động thường được tổ chức tại đây gồm hội thao, ngày hội gia đình, các chương trình team building hay các gameshow ca nhạc,..

5. Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp – Sao Việt Event

Sao Việt Event – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm và tâm huyết trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Sao Việt Event cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm sự kiện tuyệt vời nhất.

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và tận tâm, Sao Việt Event sẽ tư vấn, thiết kế và thực hiện từng chi tiết của sự kiện để đảm bảo tính hoàn hảo và độc đáo cho khách hàng. Sao Việt Event cung cấp các dịch vụ liên quan đến sự kiện như thiết kế, trang trí, âm thanh ánh sáng, thiết bị sự kiện, quản lý và thực hiện sự kiện, và nhiều hơn nữa.
Với mong muốn đem lại sự hài lòng cho khách hàng, Sao Việt Event luôn đặt mục tiêu hoàn thành tất cả các yêu cầu của khách hàng, đồng thời tạo ra những trải nghiệm sự kiện độc đáo và ấn tượng để ghi dấu trong ký ức của khách hàng.

Vừa rồi là những thông tin về tổ chức sự kiện ngoài trời mà Sao Việt Event chia sẻ. Nếu Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện của mình, hãy để Sao Việt Event giúp Quý khách hàng mang đến một sự kiện ngoài trời thành công và chuyên nghiệp nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT
Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú – P.Phú La – Q.Hà Đông – TP. Hà Nội.
Điện thoại: 096 970 19 86
Email: saovietevent2022@gmail.com
Website: saovietevent.vn