8 loại chi phí tổ chức sự kiện mọi doanh nghiệp cần biết

Để tổ chức một sự kiện thành công, không chỉ cần tập trung vào nội dung, hình ảnh hay chủ đề, mà còn phải xem xét kỹ càng về chi phí tổ chức. Mỗi sự kiện đều có quy mô và mức đầu tư khác nhau, do đó, việc điều chỉnh và cân đối chi phí là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự kiện được tổ chức hợp lý, giảm thiểu tối đa các rủi ro liên quan đến ngân sách. Hãy cùng Sao Việt Event tìm hiểu tất tần tật các thông tin về chi phí tổ chức sự kiện để diễn ra thành công nhất qua bài viết này nhé!

1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Các sự kiện tổ chức bên ngoài không thể sử dụng không gian cá nhân hoặc tập thể mà không phát sinh chi phí, do đó việc lựa chọn địa điểm tổ chức là rất quan trọng và tốn kém. Đầu tiên, chi phí đầu tiên trong số các chi phí tổ chức sự kiện là chi phí cho địa điểm tổ chức. Việc lựa chọn vị trí phù hợp phải dựa trên quy mô và số lượng người tham dự sự kiện. Khi chọn địa điểm, đôi khi phải đặt cọc trước, đặc biệt khi lựa chọn vị trí hot hoặc trong những dịp sôi động như cuối năm. Sau khi sự kiện kết thúc, sẽ phát sinh khoản chi phí còn lại trong hợp đồng.

Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện tại một địa điểm còn có thể phát sinh các chi phí khác như phí an ninh, phí đỗ xe hoặc các chi phí dịch vụ khác. Chú ý đến những chi phí này và ghi rõ trong hợp đồng sẽ giúp tránh được những mâu thuẫn về sau.

>>> Xem ngay: Kế hoạch tổ chức sự kiện thành công 100% mới nhất 2023

2. Chi phí tổ chức sự kiện: thuê thiết bị

Việc chuẩn bị các thiết bị cho chương trình thường là rất phức tạp, bao gồm nhiều loại thiết bị như âm thanh, ánh sáng, trang trí, và nhiều thiết bị khác. Để phân bổ chi phí tổ chức cho mục này một cách hiệu quả, cần có một kế hoạch chi tiết và cụ thể nhất. Quản lý sự kiện cần xem xét kỹ lưỡng và đánh giá xem những thiết bị thuê có thực sự cần thiết hay không, để tránh lãng phí chi phí cho những thiết bị không được sử dụng.
Các thiết bị âm thanh, ánh sáng thường bao gồm máy chiếu, micro, thiết bị phát sóng wifi, máy quay, máy ảnh,…Ngoài ra, chi phí vận chuyển các thiết bị đến vị trí tổ chức cũng là một khoản chi phí quan trọng cần được tính toán trong kế hoạch tổ chức sự kiện.

3. Chi phí tiệc tổ chức sự kiện

Một trong những khoản chi phí không thể thiếu trong tổ chức sự kiện là chi phí cho các bữa tiệc. Tùy thuộc vào quy mô, hình thức, và đối tượng khách mời, tiệc có thể được chuẩn bị theo nhiều hình thức khác nhau như buffet, tea break hoặc tiệc tại các nhà hàng sang trọng. Để tính toán chi phí cho tiệc, cần xác định số lượng người tham dự và mức chỉ tiêu cho mỗi người. Thường thì khoản chi phí này chiếm từ 25-40% tổng ngân sách của sự kiện.

Hiện nay, việc chuẩn bị tiệc trở nên đơn giản hơn nhờ sự xuất hiện của các đơn vị cung cấp dịch vụ tiệc. Những đơn vị này có sẵn thực đơn linh hoạt và phù hợp với nhiều loại hình tiệc khác nhau. Với việc chọn một đơn vị uy tín và gói thực đơn phù hợp, công tác hậu cần trong các bữa tiệc đôi khi chỉ đơn giản là việc lựa chọn và đưa ra các yêu cầu cụ thể. Tuy nhiên, việc quản lý chi phí cho tiệc vẫn cần được thực hiện một cách cẩn thận và tiết kiệm, để đảm bảo ngân sách sự kiện được sử dụng một cách hiệu quả nhất.

4. Chi phí nhân sự cho tổ chức sự kiện

Một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong việc tổ chức một sự kiện thành công là sự hỗ trợ từ nhân sự. Đội ngũ nhân sự tham gia sự kiện sẽ bao gồm các chuyên gia kỹ thuật, nhân viên sản xuất nội dung, người dẫn chương trình (MC), đội ngũ phục vụ khán giả (PB-PG), cũng như đội ngũ thi công và lắp đặt thiết bị. Đôi khi, những nhân sự này không phải là nguồn nhân lực nội bộ của đơn vị tổ chức, mà phải thuê từ bên thứ ba. Do đó, việc phân bổ chi phí cho nhân sự sự kiện là rất quan trọng để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của sự kiện.

>>> Tham khảo ngay: Bỏ túi quy trình tổ chức sự kiện không phải ai cũng biết 

5. Chi phí nguyên vật liệu sản xuất, thuê nhân công

Phần chi phí sản xuất nguyên vật liệu để sản xuất cũng rất quan trọng. Cần có kế hoạch chi tiết về nguồn nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất các phụ kiện trang trí cũng như các dụng cụ phục vụ cho sự kiện. Phần này sẽ chiếm khoảng 9%-15% tổng chi phí của sự kiện.
Việc thuê nhân công để thi công lắp ráp các hạng mục, trang trí, thiết kế đạo cụ cũng là phần không thể bỏ qua. Cần cân nhắc kinh phí tổng và quy mô dự án để thuê nhân công một cách hợp lý. Điều này đảm bảo tiến độ công việc cũng như không sử dụng quá nhiều nhân công khi ít việc để tránh phát sinh thêm chi phí cho hạng mục này.

Nếu sự kiện được đặc biệt chú trọng đến sự sáng tạo và đột phá, thì việc chuẩn bị nguyên vật liệu và chi phí nhân công để thực hiện các ý tưởng sẽ không thể thiếu. Tuy nhiên, đây là một trong những khoản chi phí mà không phải ai cũng để ý. Việc dự trù kỹ lưỡng cho các khoản chi phí này sẽ giúp cho sự kiện trở nên mới mẻ và ấn tượng hơn.

6. Chi phí tổ chức sự kiện: văn nghệ

Các chương trình, hội họp hay sự kiện hiện nay thường đều có các tiết mục giải trí, như văn nghệ hoặc gameshow, nhằm tạo sự thú vị và khác biệt cho sự kiện. Việc sắp xếp các tiết mục giải trí trong chương trình sẽ giúp cho sự kiện trở nên hấp dẫn và không nhàm chán, đồng thời cũng là những khoảnh khắc quan trọng để ghi điểm trong lòng khán giả.
Khoản chi phí cho các tiết mục giải trí bao gồm chi phí cho đạo cụ biểu diễn, chi phí thuê khách mời hoặc diễn giả,… Tùy thuộc vào mục đích của sự kiện, tổng chi phí cho các tiết mục giải trí có thể chiếm khoảng 10% – 20% tổng chi phí.

7. Chi phí quản lý tổ chức sự kiện

Đây là khoản chi phí mà đơn vị tổ chức phải bỏ ra để thuê một đơn vị chuyên trách quản lý sự kiện. Người phụ trách quản lý sự kiện sẽ có nhiệm vụ đảm bảo tiến độ và kiểm soát toàn bộ quá trình, từ việc tổng duyệt các đầu mục cho đến việc đảm bảo chương trình diễn ra thành công tốt đẹp. Họ sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi vấn đề trong suốt sự kiện.

Tuy nhiên, việc thuê một đơn vị quản lý sự kiện sẽ tốn một khoản chi phí, chiếm khoảng 5% -10% tổng chi phí. Mặc dù con số này không quá lớn nhưng lại vô cùng cần thiết để giảm thiểu rủi ro cho sự kiện.

>>> Quan tâm: Top 5+ công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại TP. Hồ Chí Minh 

8. Chi phí dự phòng các khoản phát sinh

Không có sự kiện nào hoàn hảo và đôi khi có những sự cố bất ngờ xảy ra. Do đó, khi lập kế hoạch ngân sách cho một sự kiện, quản lý cần cân nhắc một khoản chi phí dự phòng cho các tình huống khẩn cấp.
Tuy nhiên, chưa có một con số cụ thể nào cho chi phí dự phòng này phù hợp với mọi sự kiện, vì mỗi sự kiện đều có những đặc điểm riêng. Tuy vậy, nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện khuyên rằng, chi phí dự phòng nên chiếm ít nhất 5% – 10% tổng ngân sách cho sự kiện. Tuy nhiên, việc điều chỉnh chi phí này là cần thiết để phù hợp với từng loại sự kiện và tình huống cụ thể.

Vừa rồi là những thông tin về các chi phí tổ chức sự kiện mà Sao Việt Event chia sẻ. Nếu Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện của mình, hãy để Sao Việt Event giúp Quý khách hàng mang đến một sự kiện thành công và chuyên nghiệp nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ bảng giá chi phí tổ chức sự kiện.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT
Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú – P.Phú La – Q.Hà Đông – TP. Hà Nội.
Điện thoại: 096 970 19 86
Email: saovietevent2022@gmail.com
Website: saovietevent.vn