[Bỏ túi] Quy trình tổ chức sự kiện không phải ai cũng biết

Trong thời đại hiện nay, tổ chức sự kiện đang trở thành một lĩnh vực phát triển vô cùng mạnh mẽ và nhanh chóng. Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, các sự kiện hiện nay đòi hỏi tính chuyên nghiệp, tráng lệ và hoàn thiện hơn so với trước đây. Vậy làm thế nào để tổ chức được một sự kiện đầy đủ, chi tiết và ấn tượng trong mắt người tham gia? Cùng Sao Việt Event tìm hiểu tất tần tật các thông tin, quy trình tổ chức sự kiện thành công, chuyên nghiệp qua bài viết này nhé!

1. Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là một hoạt động quan trọng trong nhiều lĩnh vực, từ xã hội đến kinh doanh, thể thao, giải trí và nhiều lĩnh vực khác. Nó thường được thực hiện thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo… tại một thời điểm và địa điểm nhất định. Tổ chức sự kiện bao gồm nhiều hoạt động, từ lên ý tưởng, đến quảng cáo, truyền thông và thực hiện các chiến lược truyền thông để thu hút sự quan tâm của đám đông và người tham gia; nhằm truyền tải thông tin đến khách mời và tạo sự tương tác và kết nối giữa người tổ chức và khách mời.

>> Xem ngay: Kế hoạch tổ chức sự kiện thành công 100% mới nhất 2023

2. Vai trò tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, mang đến nhiều lợi ích gián tiếp và trực tiếp. Có tới 4 vai trò chính của sự kiện với doanh nghiệp:

Tạo sự thu hút đặc biệt

Vai trò đầu tiên mà các doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện là tạo ra sự quan tâm và thu hút đối tượng mục tiêu đến chương trình của mình. Đối tượng mục tiêu này có thể là khách hàng, đối tác hoặc cả nhân viên nội bộ trong công ty. Doanh nghiệp lập kế hoạch và chiến lược phù hợp với từng chủ đề chương trình, nhằm tạo ra những kịch bản hấp dẫn và đưa người tham gia theo hướng mong muốn của doanh nghiệp

Giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm

Các sự kiện được tổ chức với mục đích bán hàng, các chương trình hội họp và lễ kỷ niệm đều mang lại cho doanh nghiệp những tư liệu và hình ảnh quý giá để sử dụng cho chiến lược PR và marketing sản phẩm sau này. Những hình ảnh, video, thông tin được ghi lại trong quá trình diễn ra sự kiện sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể quảng bá và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình đến với khách hàng một cách dễ dàng hơn

Đánh bóng tên tuổi doanh nghiệp tổ chức

Bất kể ý tưởng và cách thức tổ chức sự kiện là gì, vai trò quan trọng nhất của nó đối với doanh nghiệp chính là tạo ra những cơ hội để tăng cường sự hiện diện của thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ trên thị trường. Nhờ vào sự kiện, doanh nghiệp có thể thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp, đẳng cấp và đem lại niềm tin cho khách hàng. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo được sự chú ý và tăng cường uy tín, danh tiếng trên thị trường.

Tiếp cận khách hàng, tăng doanh số

Tóm lại, việc tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp đạt được 3 vai trò quan trọng: tiếp cận thêm nhiều khách hàng hơn, thúc đẩy tăng trưởng doanh số bán hàng và đánh bóng tên tuổi thương hiệu. Điều này cho thấy rằng, sự kiện được tổ chức đặc sắc và hấp dẫn sẽ tác động truyền thông hiệu quả và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh.

>>Tham khảo ngay: Top 7+ mẫu kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín

3. Ý nghĩa tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, mà còn đem lại những giá trị cho khách mời tham dự và đơn vị tổ chức:

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức sự kiện là một cách hiệu quả để thu hút sự quan tâm của khách hàng và tạo dựng được hình ảnh thương hiệu, sản phẩm của mình. Nhờ sự kiện, doanh nghiệp có thể tiếp cận với nhiều khách hàng tiềm năng hơn, tăng cơ hội kinh doanh và thu hút được sự quan tâm của các nhà đầu tư mới. Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện còn giúp tăng doanh thu và đưa thương hiệu của doanh nghiệp đến với đại chúng một cách hiệu quả.

Đối với khách mời tham dự, sự kiện là một cơ hội tuyệt vời để gặp gỡ, kết nối và học hỏi từ những người khác. Thông qua các chương trình và hoạt động trong sự kiện, khách mời có thể trau dồi kiến thức, kinh nghiệm, mở rộng quan hệ và đưa ra những ý tưởng mới. Ngoài ra, sự kiện cũng làm cho khách mời có những trải nghiệm về tinh thần và thể chất đầy ý nghĩa, giúp họ có thể tạm xa đi những áp lực trong cuộc sống và cảm thấy thư giãn hơn.

Đối với đơn vị tổ chức sự kiện, việc thành công trong việc tổ chức sự kiện là một cơ hội để khẳng định giá trị của dịch vụ mình cung cấp. Sự kiện cũng là một cách hiệu quả để tạo dựng chỗ đứng vững chắc trong thị trường và thu hút sự quan tâm của khách hàng tiềm năng. Ngoài ra, đơn vị tổ chức sự kiện còn có thể tích lũy thêm những kinh nghiệm quý báu, học hỏi từ các sự kiện trước đó và xây dựng các mối quan hệ mới với các đối tác và khách hàng. Việc thành công trong tổ chức sự kiện cũng có thể giúp đơn vị tổ chức thu hút thêm khách hàng thân thiết và tạo ra lợi nhuận.

>>Xem ngay: 8 loại chi phí tổ chức sự kiện doanh nghiệp nào cũng phải biết

4. Quy trình tổ chức sự kiện thành công

Để đạt được sự thành công trong tổ chức sự kiện, việc đảm bảo công việc được thực hiện đúng quy trình trong từng giai đoạn là điều vô cùng quan trọng. Điều này sẽ giúp cho nhà tổ chức có thể kiểm soát được tiến độ và đảm bảo cho sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thu hút sự quan tâm và đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Với kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Sao Việt Event tự tin cung cấp cho quý khách hàng các bước xây dựng quy trình tổ chức một sự kiện hiệu quả để đạt được thành công tốt nhất:

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Trong mọi công việc, việc đặt ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để đạt được thành công. Đặc biệt, trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, việc thiết lập mục tiêu sẽ giúp bạn có thể định hình được kết quả cuối cùng của sự kiện và phát triển kế hoạch cho từng giai đoạn để đạt được mục tiêu đó. Với những kinh nghiệm trong lĩnh vực này, nhà tổ chức sự kiện có thể tạo ra những sự kiện thành công và đáp ứng được sự mong đợi của khách tham dự một cách hiệu quả.

Xác lập đội ngũ cho tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một công việc phức tạp và yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện giàu kinh nghiệm, hiểu ý nhau và có tài chiến lược là điều không thể thiếu để đảm bảo thành công của sự kiện. Các vị trí cần có trong đội ngũ bao gồm Event/Marketing Coordinator, Marketing Lead, Sales, Designer, On-Site Lead và Điều hành Sự kiện hoặc Kỹ thuật viên. Mỗi bộ phận có trách nhiệm cụ thể để đảm bảo sự kiện diễn ra theo kế hoạch, từ việc giám sát toàn bộ quá trình, thực hiện chiến lược truyền thông, kết nối với khách hàng đến thiết kế và điều hành hệ thống âm thanh, ánh sáng.

Xác định thời gian tổ chức sự kiện

Thời gian tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Vì vậy, bạn nên chọn một thời điểm phù hợp để khách mời có thể tham dự đông đủ nhất theo kế hoạch đã đặt ra. Thông thường, các ngày cuối tuần là thời điểm lý tưởng để tổ chức sự kiện, bởi vì đa số khách mời sẽ không bận rộn với công việc và có thể dễ dàng sắp xếp thời gian để tham gia sự kiện.

Khi tổ chức các sự kiện quan trọng như lễ khởi công, động thổ, cất nóc hay khai trương – khánh thành, việc xác định thời gian càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Không chỉ phải chọn thời gian phù hợp với các vị khách quan trọng, mà còn phải chọn ngày tốt theo phong thủy. Việc này đặc biệt quan trọng để đảm bảo sự thành công và may mắn cho sự kiện.

Lên danh sách khách mời

Sự hiện diện của khách mời đóng vai trò quan trọng trong thành công của một sự kiện. Do đó, việc lên kế hoạch chi tiết về số lượng và các đối tượng khách mời là vô cùng quan trọng để sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp và chu đáo hơn trong việc tiếp đón như: thiết kế nhà chờ, chỗ ngồi, lựa chọn thực đơn phù hợp, tặng quà và hoa cài áo cho khách mời. Danh sách khách mời cần được phân loại cụ thể theo nhiều yếu tố như: tầng lớp xã hội, chức vụ, trình độ, nghề nghiệp và độ tuổi.

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Việc chọn địa điểm phù hợp cũng phụ thuộc vào loại sự kiện và đối tượng tham dự. Bạn cần đảm bảo rằng địa điểm tổ chức phải thuận tiện về giao thông, sạch đẹp, thoáng mát và phù hợp với mục đích, quy mô và ngân sách của sự kiện. Bên cạnh đó, bạn cũng nên tính đến yếu tố thời tiết để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà hoặc ngoài trời phù hợp nhất.

Lên kế hoạch và kịch bản chương trình

Kế hoạch xây dựng kịch bản chương trình là một bước quan trọng không thể bỏ qua trong quá trình tổ chức sự kiện. Điều này đặc biệt quan trọng vì kịch bản chương trình đóng vai trò quyết định đến sự thành công của sự kiện. Vì vậy, người tổ chức sự kiện cần lên kế hoạch kịch bản chương trình chi tiết và rõ ràng để đảm bảo tính chuẩn bị tốt nhất. Ngoài ra, kịch bản sự kiện cần phải phù hợp với mục đích và đem lại ý nghĩa cho khách mời. Tất nhiên, cũng cần đề cao khả năng xử lý tình huống bất ngờ để đảm bảo sự suôn sẻ và ấn tượng tốt đẹp cho khách mời.

Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông là bước quan trọng để đưa thông tin về sự kiện đến với khách mời và công chúng. Người tổ chức sự kiện cần phải lên kế hoạch truyền thông để đảm bảo rằng thông tin về sự kiện được lan tỏa đầy đủ và hiệu quả. Các kênh truyền thông có thể sử dụng bao gồm: email, website, mạng xã hội, truyền hình, đài phát thanh, báo chí, tạp chí, bảng hiệu, quảng cáo trực tuyến và trực tiếp.

Dự trù ngân sách

Lên kế hoạch ngân sách giúp bạn nắm được những khía cạnh khác nhau của sự kiện và tạo ra một kế hoạch tổ chức chặt chẽ. Việc đưa ra dự trù ngân sách sẽ giúp bạn tránh được những tình huống bất ngờ và sẽ giúp sự kiện của bạn thành công hơn. Hơn nữa, việc theo dõi chi phí trong quá trình diễn ra sự kiện cũng rất quan trọng để giúp bạn điều chỉnh ngân sách và tránh bị vượt quá ngân sách đã đề ra ban đầu.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Sau khi hoàn tất các công việc chuẩn bị, bước tiếp theo của quy trình tổ chức 1 sự kiện là thực hiện sự kiện. Đây là bước quan trọng nhất để quyết định sự thành bại của sự kiện. Người tổ chức sự kiện cần phải có tầm nhìn và chuyên môn cao, sẵn sàng đối phó với mọi tình huống và giải quyết tốt mọi vấn đề. Đội ngũ nhân sự cũng cần phối hợp tốt và tuân thủ kịch bản đã được thống nhất. Đôi khi, ekip tổ chức phải thay đổi kịch bản dựa trên tình hình thực tế để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Quá trình này đòi hỏi sự linh hoạt, nhanh nhạy và đồng đội của cả người tổ chức và đội ngũ nhân sự để đạt được mục tiêu của sự kiện.

Hậu sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, việc đánh giá và đo lường kết quả của quá trình chuẩn bị và cách tổ chức sự kiện là rất quan trọng. Kết quả sự kiện phản ánh đúng hệ quả của công tác chuẩn bị và thực hiện chương trình. Việc đánh giá và đo lường kết quả sự kiện giúp rút ra được nhiều kinh nghiệm để cải thiện những điểm chưa tốt và phát huy những điểm mạnh. Điều này giúp cho người tổ chức sự kiện tích lũy được nhiều kinh nghiệm và tổ chức các sự kiện sau đó thành công hơn.

5. Sao Việt Event – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất Việt Nam

Sao Việt Event – đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực này, Sao Việt Event đã xây dựng được uy tín và danh tiếng trong cộng đồng sự kiện tại Việt Nam.
Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và tay nghề cao, Sao Việt Event luôn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng với sự sáng tạo, chuyên nghiệp và tận tâm. Các sự kiện do Sao Việt Event tổ chức đều được chuẩn bị và thực hiện rất kỹ lưỡng, từ khâu lên ý tưởng, thiết kế, chuẩn bị ngân sách đến triển khai và quản lý sự kiện.

Sao Việt Event cũng sở hữu một hệ thống thiết bị hiện đại và đội ngũ nhân viên kỹ thuật chuyên nghiệp, đảm bảo sự kiện của khách hàng diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả tốt nhất. Ngoài ra, đội ngũ tổ chức của Sao Việt Event luôn cập nhật những xu hướng mới nhất của ngành sự kiện để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời nhất.
Với những thành tựu đáng kể trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Sao Việt Event đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước. Sao Việt Event cam kết luôn cung cấp dịch vụ tốt nhất, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng và đem lại những giá trị ấn tượng nhất cho sự kiện.

Vừa rồi là những thông tin về các bước tổ chức một sự kiện mà Sao Việt Event chia sẻ. Nếu Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện của mình, hãy để Sao Việt Event giúp Quý khách mang đến một sự kiện thành công và chuyên nghiệp nhất. Liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn và hỗ trợ.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT
Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú – P.Phú La – Q.Hà Đông – TP. Hà Nội.
Điện thoại: 096 970 19 86
Email: saovietevent2022@gmail.com
Website: saovietevent.vn