Kế hoạch tổ chức khai trương spa chuyên nghiệp từ A đến Z

Khi doanh nghiệp muốn ra mắt hoặc mở rộng thị trường, việc tổ chức lễ khai trương đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đối với các thẩm mỹ viện, trung tâm chăm sóc sức khỏe và sắc đẹp, việc có một kế hoạch quảng bá thông minh là điều không thể thiếu. Lễ khai trương spa, trong trường hợp này, là một cách hiệu quả để truyền thông và ghi điểm trong lòng khách hàng.

Vậy làm sao để tổ chức khai trương spa thành công nhất? Hãy cùng Sao Việt Event tìm hiểu kế hoạch tổ chức khai trương spa trong bài viết dưới đây nhé!

1. Chọn ngày tổ chức khai trương spa thích hợp

Để có được buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên có sự xem xét về ngày diễn ra khai trương. Sao Việt Event đã tổng hợp một số ngày đáng chú ý sau đây, nhằm giúp doanh nghiệp tìm ra thời điểm lý tưởng để khai trương:

Ngày Tốc Hỷ: Ngày Tốc Hỷ là những ngày đặc biệt, tương ứng với các con số 03, 06 và 09. Đối với tượng vật, ngày này ảnh hưởng tích cực đến các lĩnh vực liên quan đến thông tin, như điện thoại, công văn, thư báo và thư tín. Nó cũng mang ý nghĩa về tình cảm, đám cưới và tin mừng. Do đó, ngày Tốc Hỷ được coi là lựa chọn tuyệt vời để khai trương, khởi công hoặc xuất hành trong môi trường kinh doanh.

Ngày Đại Cát: Trong chu kỳ tuần hoàn vận động của sáu cung, Tiểu Cát nằm ở vị trí số 5 và là ngày đem lại nhiều may mắn và cát lợi cho gia chủ. Nếu chọn ngày khai trương vào ngày Tiểu Cát trong năm 2023, doanh nghiệp buôn bán có thể thu nhận được nhiều tài lộc, tiền bạc và danh tiếng, góp phần thúc đẩy sự phát triển và thịnh vượng.

Ngày Đại An: Ngày Đại An mang đến điềm may mắn và cảm giác an tâm trong mặt tâm lý. Từ “Đại” đại diện cho sự lớn mạnh, vững mạnh và lâu dài, trong khi “An” ám chỉ bình an, suôn sẻ, được bảo vệ và thành công. Với ý nghĩa này, ngày Đại An trở thành thời điểm lý tưởng để tổ chức buổi lễ khai trương, mang lại sự yên ổn và thành công kéo dài cho doanh nghiệp.

2. Chạy truyền thông tổ chức lễ khai trương spa

Để thu hút sự quan tâm của nhiều người và tiếp cận được khách hàng tiềm năng, buổi lễ khai trương spa cần được hậu thuẫn bởi một kế hoạch truyền thông rõ ràng, cụ thể và mang tính chiến lược. Doanh nghiệp có thể tận dụng các kênh truyền thông phổ biến như Facebook, Youtube và các nền tảng khác để tiếp cận đến đông đảo khách hàng.

Xem thêm: Các bước tổ chức khai trương shop quần áo

Các hình thức truyền thông như bài viết, video, infographic… đều có thể được sử dụng để quảng bá buổi lễ khai trương. Bằng việc tập trung vào các thông điệp hấp dẫn, nội dung thú vị và hấp dẫn, doanh nghiệp có thể thu hút sự chú ý của khách hàng và tạo sự mong đợi đối với buổi lễ.

Đồng thời, việc áp dụng chiến lược giảm giá, ưu đãi và quà tặng cho khách hàng khi đến tham dự buổi lễ là một cách hiệu quả để kích thích sự quan tâm và tham gia của khách hàng. Những ưu đãi hấp dẫn này không chỉ làm hài lòng các khách hàng cũ, mà còn hút được sự chú ý của những khách hàng tiềm năng.

3. Xác định số lượng khách tham dự

Để đảm bảo buổi lễ khai trương diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần thực hiện một hoạch định tỉ mỉ về số lượng khách tham dự; giúp doanh nghiệp có thể sắp xếp và điều hành các hạng mục một cách chính xác, như địa điểm tổ chức, số lượng ghế cho khách tham dự, bàn tiệc, tiệc trà (tea break) nếu có và các voucher, phiếu quà tặng, quà lưu niệm… tương ứng đúng số lượng.

4. Lên ngân sách tổ chức khai trương spa

Khi xây dựng ngân sách cho buổi lễ khai trương spa, doanh nghiệp cần chi tiết hoạch định các yếu tố cần phải bao gồm để đảm bảo một sự kiện thành công và ấn tượng:

Địa điểm: Bao gồm chi phí thuê địa điểm và các đồ dùng liên quan.

Đồ ăn thức uống: Tính toán chi phí món ăn, thức uống phục vụ cho sự kiện.

Trang trí: Bao gồm hoa, bóng bay, cổng chào và các yếu tố trang trí khác.

Âm thanh ánh sáng: Tính toán chi phí loa, đèn, nhạc, màn hình cho sự kiện.

Văn nghệ: Tính chi phí thuê ca sĩ, nhóm nhảy, diễn viên kịch và các tiết mục văn nghệ.

Set up: Chi phí cho việc sắp xếp sân khấu, bàn ghế nếu không bao gồm trong phí thuê địa điểm.

Thiết kế, in ấn: Bao gồm chi phí in banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card.

Photo, camera: Chi phí thuê dịch vụ chụp ảnh, quay phim trong sự kiện.

Nhân sự: Chi phí nhân công thực hiện việc setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân và đồng phục.

Xem thêm: Kế hoạch để tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng cắt tóc

Game, quà tặng: Tính toán chi phí cho các trò chơi, quà tặng, phần thưởng cho khách tham gia.

Đi lại, vận chuyển: Bao gồm chi phí di chuyển đến địa điểm tổ chức sự kiện.

Giao tiếp: Chi phí gọi điện thoại, gửi thiệp mời và các yếu tố liên quan đến giao tiếp.

Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có): Nếu cần, tính toán chi phí bảo hiểm sự kiện và bảo vệ an ninh.

Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh: Dành một phần ngân sách cho các chi phí dự phòng và trường hợp phát sinh không lường trước.

5. Checklist các hạng mục

Cần chuẩn bị sẵn sàng những yếu tố chủ chốt như backdrop, banner in ấn, bàn ghế, bộ băng kéo nghi thức khai trương, hệ thống âm thanh, ánh sáng và nhân sự. Đặc biệt, tất cả các yếu tố này phải được hoàn thành và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi diễn ra sự kiện chính thức.

6. Sắp xếp, bố trí khu vực tổ chức khai trương spa

Trước khi bắt đầu buổi lễ, việc sắp xếp và bố trí khu vực diễn ra sự kiện là rất quan trọng:

Bố trí khu vực phòng backstage: Có cánh gà ở hai bên sân khấu để nghệ sĩ và nhân viên có thể di chuyển một cách thuận tiện. Cần chuẩn bị standby room cho các nghệ sĩ và phụ việc, artist room cho nghệ sĩ biểu diễn, dancer room cho nhóm nhảy, model room cho người mẫu, và VIP room (nếu có) dành riêng cho các khách VIP. Đồng thời, phải xác định lối vào và phân khu cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, phụ việc và chỗ cho MC điều hành chương trình.

Bố trí khu vực chỗ ngồi: Phải sắp xếp chỗ ngồi phù hợp cho khách VIP, ban đại biểu và các khách tham dự. Việc này đảm bảo mỗi người đều có không gian thoải mái để tham gia sự kiện một cách thoải mái và hứng thú.

Dựng sân khấu và lắp đặt âm thanh, ánh sáng, màn hình LED: Sân khấu phải được dựng chắc chắn và thiết kế hợp lý để hỗ trợ các tiết mục biểu diễn. Đồng thời, cần lắp đặt hệ thống âm thanh, đèn và màn hình LED chất lượng để tạo ra một không gian biểu diễn ấn tượng và chuyên nghiệp.

Bố trí các yếu tố trang trí: Phải dựng backdrop phù hợp với chủ đề sự kiện, treo bandroll chứa thông tin liên quan đến sự kiện và đối tác, cùng với photo booth và gallery để tạo điểm nhấn và thu hút sự chú ý của khách tham dự.

7. Tổng duyệt chương trình trước khi diễn ra

Cần phải tổng duyệt chương trình tổ chức khai trương spa ít nhất một lần trước khi diễn ra sự kiện:

Chạy thử chương trình và kiểm tra kỹ lưỡng: Phải chạy thử chương trình sự kiện để kiểm tra âm thanh, micro, ánh sáng và các yếu tố kỹ thuật khác. Đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và đáng tin cậy. Kiểm tra độ an toàn và xác định các biện pháp phòng ngừa rủi ro.

Duyệt lại chương trình với các khách mời đặc biệt: Nếu có sự tham gia của các ngôi sao như celeb, nhóm kịch hoặc xiếc, cần phải tổ chức buổi duyệt riêng với họ; giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh biểu diễn được hoàn hảo và đáp ứng mong đợi của các khách mời quan trọng.

Xem thêm: Quy trình tổ chức khai trương showroom

Đảm bảo nhân sự đủ và phù hợp: Cần kiểm tra lại số lượng và chức năng của nhân sự tham gia chương trình. Đảm bảo họ đã được huấn luyện và nắm vững nhiệm vụ của mình. Việc có đội ngũ nhân sự đáng tin cậy đảm nhận các vai trò là yếu tố quan trọng để thành công của sự kiện.

Chuẩn bị kịch bản đầy đủ: Cần phải chuẩn bị kịch bản cho đường dây chương trình, kịch bản MC và kịch bản kỹ thuật một cách chi tiết và đầy đủ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru và không có sự cố không đáng có.

Vừa rồi là bài viết của Sao Việt Event về kế hoạch tổ chức lễ khai trương spa thành công. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi cung cấp, bạn sẽ có một lễ khai trương spa thật thành công. Ngoài ra, nếu bạn cần tổ chức một lễ khai trương spa hoành tráng, chuyên nghiệp và ý nghĩa với mức chi phí hợp lý thì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn về các gói dịch vụ tốt nhất nhé. Chúng tôi sẵn sàng phục vụ 24/7.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT
Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú, P. Phú La, Q. Hà Đông, Hà Nội
Điện thoại: 096 970 19 86
Email: ngoisaoviet.com.vn@gmail.com
Website: saovietevent.vn