[Chia sẻ] Top 11+ rủi ro khi tổ chức sự kiện thường gặp nhất 2023

Trên thực tế, rủi ro khi tổ chức sự kiện là một điều rất khó tránh khỏi. Cho dù bạn là một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hoặc một doanh nghiệp đang chuẩn bị tổ chức sự kiện, không ai muốn gặp phải các sự cố ngoài ý muốn. Tuy nhiên, những tình huống bất ngờ này vẫn có thể xảy ra bất cứ lúc nào, vì vậy lập kế hoạch dự phòng là một kỹ năng đặc biệt quan trọng. Hãy cùng Sao Việt Event điểm qua các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện và cách giải quyết chúng qua bài viết này nhé!

1. Top 11+ rủi ro khi tổ chức sự kiện thường gặp

Để giúp quý khách hàng và các đơn vị tổ chức sự kiện có được cái nhìn tổng quan, dưới đây là những rủi ro khi tổ chức sự kiện thường gặp phải. Việc hiểu và phòng tránh các rủi ro này sẽ giúp bạn tổ chức được một sự kiện thành công

Rủi ro khi tổ chức sự kiện: ngân sách

Việc lập kế hoạch dự trù kinh phí là một bước quan trọng không thể thiếu đối với bất kỳ sự kiện nào. Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải có một kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ để tránh bỏ sót bất kỳ hạng mục nào, đồng thời đảm bảo chi phí phù hợp với ngân sách được phép. Để đạt được mục tiêu này, các bước sau đây là cần thiết:

• Xem xét kỹ nội dung bản kế hoạch tổ chức và đảm bảo rằng nó đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cấp trên hoặc khách hàng.
• Xác định phong cách thiết kế chủ đạo cho sự kiện để có thể dự trù các chi phí liên quan đến trang trí, âm thanh ánh sáng, quà tặng và vật dụng khác.
• Liệt kê chi tiết những vật dụng và hạng mục cần có bao gồm đơn giá, số lượng, nhà cung cấp và chất lượng. Bước này giúp người tổ chức sự kiện dự trù sơ lược kinh phí cho sự kiện.
• Luôn dự trù một khoản chi phí cho các rủi ro tiềm ẩn phát sinh ngoài ý muốn. Điều này giúp đảm bảo rằng người tổ chức sự kiện sẽ có đủ tài chính để xử lý các sự cố và sẽ không gặp khó khăn trong quá trình tổ chức sự kiện.

>>> Xem thêm: Kế hoạch tổ chức sự kiện thành công 100% mới nhất 2023

Rủi ro phát sinh thừa thiếu khách mời

Một trong những vấn đề thường xảy ra trong tổ chức sự kiện đó là không kiểm soát được lượng khách mời. Trường hợp khách mời không đến sự kiện có thể ảnh hưởng đến không gian, món ăn, đồ uống và chi phí tổ chức. Trong khi đó, nếu số khách đến quá đông, sẽ gây áp lực cho không gian, dịch vụ phục vụ và an toàn cho khách.

Để giải quyết vấn đề này, người tổ chức cần phải kiểm soát số lượng khách mời hiệu quả. Sau khi gửi thư mời, nên gọi điện để xác nhận sự có mặt của khách mời. Trước ngày diễn ra sự kiện, nên gọi lại lần nữa để xác nhận tình trạng khách mời và cập nhật danh sách. Nếu số lượng khách mời không đúng với dự kiến, người tổ chức cần lên kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp. Nếu số khách đến quá ít, có thể thu hẹp không gian hoặc mở cửa tự do. Trường hợp khách đến quá đông, cần yêu cầu bổ sung bàn ghế hoặc phân chia khách vào các khu vực khác nhau để tránh tập trung.

Rủi ro lỗi thiết bị kỹ thuật

Trong việc tổ chức một chương trình sự kiện, rủi ro về kỹ thuật luôn tiềm ẩn và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của chương trình. Những trục trặc nhỏ như mất điện, mất tiếng hay sự cố về ánh sáng có thể khiến chương trình bị gián đoạn, gây mất mát không chỉ về thời gian mà còn về cảm xúc và ấn tượng của khán giả.

Vì vậy, ban tổ chức sự kiện cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và cân nhắc tới các giải pháp dự phòng nhằm đảm bảo sự liên tục và suôn sẻ cho chương trình. Điển hình là việc sử dụng tủ điện dự phòng để cung cấp nguồn điện cho các thiết bị âm thanh, ánh sáng trong trường hợp xảy ra sự cố. Đồng thời, sử dụng máy tính hoặc laptop có cấu hình mạnh cho hệ thống màn hình LED cũng là một giải pháp khác để tránh tình trạng treo máy giữa chừng và đảm bảo sự suôn sẻ cho chương trình.

>>> Đọc thêm: 8 loại chi phí tổ chức sự kiện mọi doanh nghiệp cần biết

Rủi ro quản lý an ninh nội bộ

Những tình huống va chạm, mâu thuẫn giữa các bên do sử dụng bia rượu và sự giao tiếp với nhiều người không thể tránh khỏi. Ngoài ra, còn có khả năng một số khách mời sử dụng chất kích thích trong sự kiện. Do đó, để đảm bảo an toàn cho tất cả mọi người, ban tổ chức cần phải chuẩn bị đội ngũ bảo an túc trực ở các vực để giám sát và can thiệp kịp thời. Điều này giúp hạn chế các tình huống ẩu đả, sử dụng chất kích thích hay chất cấm trong sự kiện, tránh gây ra các rủi ro về pháp lý.

Rủi ro thời tiết ngoài ý muốn

Vấn đề thời tiết luôn là mối quan tâm hàng đầu khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là khi đối mặt với các rủi ro thời tiết xấu. Với sự kiện indoor, khó khăn chỉ dừng lại ở việc khách mời gặp rắc rối trong việc di chuyển tới và rời khỏi sự kiện. Tuy nhiên, đối với sự kiện outdoor, thời tiết xấu thực sự là một rủi ro lớn và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng chương trình. Dù đã trang bị thiết bị outdoor, vẫn có nguy cơ đổ sập, chập điện, cháy nổ trong trường hợp trời mưa.

Do đó, khi tổ chức sự kiện outdoor, cần luôn cập nhật dự báo thời tiết trong vòng 7 ngày trước sự kiện để kế hoạch phù hợp. Ngoài ra, cần chuẩn bị những giải pháp đối phó với thời tiết xấu, bao gồm việc có mái che, nhà giàn để che mưa che nắng. Trong trường hợp sấm chớp mạnh, cần chuẩn bị cột thu lôi để giảm thiểu nguy cơ sét đánh và đảm bảo an toàn cho khách mời.

>>> Tham khảo: Top 10+ công ty tổ chức sự kiện tiệc tất niên uy tín, chuyên nghiệp

Rủi ro nguy cơ cháy nổ

Trong các sự kiện, việc sử dụng pháo điện, pháo sáng hoặc hiệu ứng khói để tạo điểm nhấn và làm cho chương trình trở nên hoành tráng hơn là điều không thể thiếu. Tuy nhiên, việc sử dụng các thiết bị này hay bình khói lạnh có thể gây nguy hiểm bởi khả năng gây bỏng lạnh hoặc bỏng nóng. Chính vì vậy, để tránh xảy ra nguy cơ cháy nổ do không biết cách sử dụng, cần để các chuyên gia hiệu ứng thực hiện bởi đó là chuyên môn của họ và họ sẽ có cách đảm bảo an toàn.

Rủi ro về chất lượng thực phẩm

Tổ chức sự kiện có thể gặp phải nhiều rủi ro liên quan đến việc cung cấp đồ uống cho khách mời. Để tránh ngộ độc thực phẩm, người tổ chức cần lựa chọn những nhà cung cấp đồ uống uy tín, đảm bảo đồ uống được làm từ nguyên liệu tươi ngon, và thực hiện các quy trình vệ sinh an toàn. Nếu không có ngân sách cho việc thuê nhà cung cấp đồ uống, người tổ chức cần kiểm tra kỹ nguồn gốc và chất lượng của các nguyên liệu sử dụng.

Một vấn đề khác là đồ uống không được phục vụ đúng cách, khiến khách mời không hài lòng về chất lượng và phục vụ. Để tránh tình trạng này, người tổ chức nên có kế hoạch chi tiết về cách phục vụ đồ uống, bao gồm cả thời gian và phương pháp phục vụ. Nếu có khách hàng có nhu cầu đặc biệt, nhân viên phục vụ cần được huấn luyện để có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách chuyên nghiệp.

Rủi ro về địa điểm sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện có thể gây ra nhiều rủi ro, bao gồm việc chọn địa điểm quá chật hẹp hoặc địa điểm ở ngoại ô với tình trạng giao thông không thuận lợi, ảnh hưởng đến thành công của sự kiện. Vì vậy, trước khi tổ chức sự kiện, cần phải tìm hiểu mục đích và quy mô của sự kiện để lựa chọn địa điểm phù hợp. Nếu không thể tổ chức sự kiện ngoài trời do thời tiết xấu, hãy tìm kiếm các lựa chọn indoor thay vì tổ chức ngoài trời. Điều này sẽ giúp đảm bảo cho sự kiện của bạn được diễn ra suôn sẻ và thành công.

Rủi ro về thời gian diễn ra

Việc phân bổ thời gian chương trình chưa hợp lý là một trong những rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện. Khi không tính toán thời lượng cho từng tiết mục, chương trình có thể dài hoặc ngắn hơn so với dự định, dẫn đến sự kiện trở nên mất thăng bằng và không đạt được hiệu quả như mong muốn. Để tránh những tình huống này, người tổ chức cần phải lên kế hoạch chương trình cẩn thận và tính toán thời gian cho từng tiết mục. Sau đó, họ nên chạy thử chương trình trước ngày tổ chức vài lần để có thể điều chỉnh thời lượng các tiết mục và đảm bảo sự kiện diễn ra

Rủi ro từ những hành vi của khách hàng

Rủi ro liên quan đến an ninh và trật tự là vấn đề cần được quan tâm khi tổ chức sự kiện, đặc biệt là những sự kiện có quy mô lớn và có sự tham gia của nhiều khách mời. Trong trường hợp này, việc đảm bảo an ninh trật tự trở thành một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Để giảm thiểu rủi ro liên quan đến an ninh và trật tự, cần bố trí đội ngũ bảo vệ chuyên nghiệp để giám sát các hoạt động trong sự kiện và xử lý kịp thời những tình huống gây gổ có thể xảy ra.

Rủi ro khi sự kiện có quá nhiều trẻ em

Một trong những vấn đề thường gặp khi tổ chức sự kiện cho trẻ em là thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và không lường trước được những rủi ro có thể xảy ra như tai nạn, trẻ bị lạc hoặc các sự cố trong quá trình vui chơi. Do đó, để đảm bảo an toàn cho trẻ em, ban tổ chức cần đặc biệt lưu ý:

• Thông báo cho phụ huynh về những quy định và yêu cầu an toàn khi tham gia sự kiện với con em mình, bao gồm cách giữ an toàn cho trẻ em khi vui chơi và tìm cách liên lạc với phụ huynh trong trường hợp khẩn cấp.
• Thiết lập hệ thống loa phát thanh để có thể giám sát và can thiệp kịp thời khi cần thiết, đặc biệt là trong trường hợp trẻ em bị lạc hoặc gặp sự cố.
• Giữ an toàn cho trẻ em khi sử dụng các thiết bị điện, bao gồm giám sát và khóa cẩn thận các khu vực có điện, đặt các thiết bị xa tầm với của trẻ em.
• Tạo ra các khu vực vui chơi riêng cho trẻ em và đảm bảo rằng các hoạt động và trò chơi được tổ chức đúng cách và an toàn.

2. Các phương án đề phòng rủi ro cho sự kiện

Để có cách xử lý kịp thời khi rủi ro xuất hiện thì đơn vị tổ chức sự kiện nên có một kế hoạch hay những phương án dự phòng tránh để không ảnh hưởng đến sự kiện tổ chức

Lên kế hoạch dự phòng

Để đảm bảo sự suôn sẻ và thành công của một sự kiện, các event manager thường lên kế hoạch cho các tình huống dự phòng. Các rủi ro tiềm ẩn sẽ được liệt kê và đưa vào tính toán, từ đó xác định các phương án đối phó phù hợp.

Việc đưa ra dự đoán và suy nghĩ về những tình huống có thể xảy ra là rất quan trọng. Event manager cần phải đưa ra các câu hỏi liên quan đến các yếu tố khác nhau như thời tiết, người tham gia, trang thiết bị,… để đưa ra các phương án dự phòng có khả năng chính xác cao.

Từ việc suy nghĩ và đánh giá chính xác các tình huống có thể xảy ra, các event manager có thể lên kế hoạch đối phó thích hợp như bố trí nhân lực, sử dụng thiết bị thay thế hoặc trang bị các vật dụng, thiết bị cần thiết để đảm bảo sự an toàn cho người tham gia.

Dự đoán rủi ro trên các sự kiện tương tự

Để đối phó với các rủi ro chưa từng xảy ra trước đó, ta có thể sử dụng khả năng dự đoán và so sánh với các sự kiện tương tự đã diễn ra. Từ kinh nghiệm rút ra được từ việc xử lý các tình huống đã phát sinh trước đó, chúng ta có thể lập ra các phương án dự trù để ứng phó trong trường hợp có rủi ro xảy ra.

Tuy nhiên, đối với các tình huống rủi ro chưa từng xuất hiện, việc xử lý sẽ gặp nhiều khó khăn hơn. Do đó, đội ngũ tổ chức sự kiện cần phải luôn cập nhật và nâng cao kinh nghiệm, đồng thời hợp tác với các chuyên gia để tìm ra các giải pháp tối ưu trong từng tình huống.

Vừa rồi là những thông tin về các vấn đề gặp phải khi tổ chức sự kiện mà Sao Việt Event chia sẻ. Nếu Quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy để Sao Việt Event giúp Quý khách hàng mang đến một sự kiện thành công và chuyên nghiệp nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT
Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú – P.Phú La – Q.Hà Đông – TP. Hà Nội.
Điện thoại: 096 970 19 86
Email: saovietevent2022@gmail.com
Website: saovietevent.vn