[Giải đáp] Các vị trí nhân sự trong tổ chức sự kiện

Có thể nói nhân sự là một yếu tố quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện, bởi con người chính là tiền đề cho mọi hoạt động sẽ diễn ra trong sự kiện, là nơi bắt nguồn các ý tưởng sáng tạo, độc đáo cho chương trình từ đó tiến hành thực hiện mọi việc theo những kế hoạch và ý tưởng đó. Vậy nhân sự trong tổ chức sự kiện bao gồm những vị trí nào? Tham khảo bài viết dưới đây của Sao Việt Event để biết thêm thông tin chi tiết nhé.

1. Các vị trí trong tổ chức sự kiện 

Quản lý sự kiện  

Đây là một trong những vị trí hàng đầu trong bộ máy nhân sự tổ chức sự kiện. Họ có trách nghiệm điều phối, quản lý toàn bộ nhân sự và các công việc cần thực hiện để đảm bảo chương trình được vận hành đúng như kế hoạch đã đề ra. Quản lý phải là những người có chuyên môn trong việc tổ chức các sự kiện dạng festival, hội nghị, hội thảo, chương trình quảng cáo,… Không chỉ vậy, quản lý cần có khả năng truyền đạt thông tin tốt, tổ chức và sắp xếp công việc tỉ mỉ, hợp lý.

Ngoài ra, vai trò của quản lý sự kiện cũng là lắng nghe, giúp đỡ các thành viên khác trong việc đưa ra phương án giải quyết tối ưu để hoàn thành công việc thuận lợi nhất. Nếu trong quá trình tổ chức sự kiện phát sinh những vấn đề không mong muốn, họ có thể trao đổi trực tiếp với quản lý sự kiện để được hỗ trợ.

Người lên kế hoạch 

Người lên kế hoạch để tổ chức một sự kiện có vai trò quan trọng nhất trong một ekip bởi họ phải đảm nhiệm các nhiệm vụ nòng cốt như lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức, logistic, catering,… và có trách nhiệm làm việc với bộ phận tài chính để đảm bảo chương trình hoạt động hiệu quả nhất trong mức ngân sách cho phép.

Planner cần có khả năng truyền đạt thông tin tốt, giữ bình tĩnh trong môi trường làm việc áp lực cao. Bởi họ cũng chính là người đàm phán với các cơ quan chính quyền để xin giấy phép tổ chức cho sự kiện.

>> Xem thêm: Cung cấp MC Chuyên Nghiệp

Quản lý dịch vụ khách hàng

Quản lý dịch vụ khách hàng là một vị trí đòi hỏi sự chuyên nghiệp, thái độ lịch thiệp và kỹ năng giao tiếp khéo léo trong xử lý các vấn đề phát sinh của khách hàng. Họ cần phải nhanh chóng nhìn nhận tình huống một cách thấu đáo từ đó giúp khách hàng bình tĩnh trong thời gian tìm phương án giải quyết.

Họ cũng là những người phải đương đầu với hàng loạt những phản hồi và phàn nàn từ khách hàng hoặc khán giả khi sự kiện diễn ra, điều này đòi hỏi những người quản lý dịch vụ khách hàng phải có các kỹ năng giao tiếp rất tốt.

Trợ lý sự kiện

Trợ lý sự kiện có vai trò hỗ trợ và thực hiện các đầu việc nhỏ trong quá trình tổ chức đồng thời chịu trách nhiệm liên hệ với các bên liên quan, các đơn vị truyền thông, người nổi tiếng để hỗ trợ tổ chức sự kiện thành công nhất.

Trong một số trường hợp, họ có thể trực tiếp quản lý các nhóm nhỏ và chỉ đạo các công việc khi cần thiết. Trợ lý sự kiện cũng cần phải nắm rõ kịch bản và kế hoạch của chương trình để có thể điều phối công việc và quản lý nhân sự. Họ cũng cần có khả năng tổ chức và kiến thức chuyên môn tốt để đáp ứng nhiều yêu cầu khác nhau của quản lý sự kiện

Biên đạo

Biên đạo là người trực tiếp sáng tạo các màn biểu diễn nghệ thuật trong sự kiện và truyền đạt cho các nghệ sĩ, diễn viên biểu diễn. Do đó biên đạo cần có sự sáng tạo, kiến thức sâu rộng về những loại hình nghệ thuật phổ biến trong sự kiện như khiêu vũ, múa, âm nhạc,… Biên đạo cũng cần làm việc với bộ phận kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng để đảm bảo các màn biểu diễn được diễn ra hoàn hảo nhất.

Nhân viên kỹ thuật

Nhân viên kỹ thuật bao gồm nhân viên phụ trách âm thanh ánh sáng và các công việc liên quan. Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm đảm bảo hiệu ứng âm thanh, ánh sáng được trình diễn hiệu quả. Đối với hệ thống thiết bị phức tạp, họ cần phối hợp với đạo diễn cũng như biên đạo chương trình để sự kiện được vận hành trơn tru nhất.  .

Nhân viên phục vụ 

Nhân viên là những người trực tiếp thực hiện các công việc theo sự phân công của trợ lý sự kiện. Các nhân viên phải được training kỹ lưỡng và có kỹ năng làm việc nhóm tốt để phối hợp với cấp trên và các đồng nghiệp khác từ đó tạo nên chương trình thành công nhất. Vì là những người trực tiếp thực hiện công việc phục vụ nên trong quá trình diễn ra sự kiện nếu có sự cố đột xuất xảy ra thì nhân viên phải báo ngay với người giám sát để kịp thời đưa ra phương án giải quyết và khắc phục tránh những rủi ro không đáng có.

>> Đọc thêm: Nhóm Nhảy Chuyên Nghiệp

Lễ tân – PG 

Nhân viên lễ tân là những gương mặt đại diện cho ban tổ chức của sự kiện. Bộ phận đón tiếp yêu cầu cả về ngoại hình và kỹ năng mềm. Ngoài việc có ngoại hình bắt mắt thì nhân viên lễ tân phải là những người biết giao tiếp khéo léo, nhanh nhẹn, hoạt bát vì đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách mời và đối tác của công ty.

Công việc của nhân viên lễ tân khá rắc rối vì phải tiếp xúc và giải quyết nhiều vấn đề với khách mời. Chính vì vậy, bộ phận này cần có một checklist công việc rõ ràng và cụ thể để mỗi người có thể nắm được nhiệm vụ của mình.

2. Yêu cầu về chất lượng nhân sự trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chính là cơ hội để doanh nghiệp, công ty tiếp xúc với khách hàng, đối tác từ đó giúp doanh nghiệp có thêm cơ hội để thay đổi và phát triển lớn mạnh. Do vậy bất cứ doanh nghiệp nào cũng muốn sự kiện của mình được tổ chức thành công. Nhân viên tổ chức sự kiện chính là yếu tố quan trọng góp phần không nhỏ vào sự thành công của cả sự kiện. Chính vì thế mà yêu cầu về chất lượng nhân sự trong tổ chức sự kiện là vô cùng khắt khe.

Kiến thức chuyên môn

Để tổ chức một sự kiện cần rất nhiều công đoạn đòi hỏi người làm sự kiện phải có một kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực liên quan đến tổ chức sự kiện. Điều này sẽ giúp sự kiện được chuẩn bị và diễn ra suôn sẻ hơn, giảm thiểu được nhiều vấn đề không đáng có.

Tinh thần trách nhiệm 

Để tổ chức sự kiện thành công không chỉ yêu cầu nhân sự có kiến thức và kinh nghiệm vững chắc mà còn phải có tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo hoàn thành công việc đúng chất lượng và thời gian yêu cầu. Đồng thời sẵn sàng nhận đảm nhận trách nghiệm và tìm cách giải quyết vấn đề khi gặp phải khó khăn.

>> Tham khảo: Top 10+ công ty tổ chức sự kiện tiệc tất niên uy tín, chuyên nghiệp

Khả năng sáng tạo

Khả năng sáng tạo được coi là yếu tố quan trọng nhất với nhân sự tổ chức sự kiện. Doanh nghiệp khi muốn tổ chức sự kiện đều có những mục đích và yêu cầu khác nhau. Điều này đòi hỏi người tổ chức sự kiện cần có khả năng sáng tạo để đưa ra các phương án phù hợp với yêu cầu đề ra.

Một sự kiện được tổ chức ấn tượng, độc đáo sẽ có sức hút đặc biệt với công chúng, tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ. Vì thế yếu tố sáng tạo chính là yêu cầu bắt buộc đối với những người theo đuổi lĩnh vực tổ chức sự kiện.

Khả năng tổ chức

Người làm sự kiện cần có một cái nhìn tổng quan và bao quát được mọi vấn đề từ đó lường trước được những rủi ro và khó khăn trong quá trình tổ chức sự kiện. Vì thế, họ cần phải biết tổ chức công việc một cách hợp lý từ quản lý nhân sự, trang thiết bị, cơ sở vật chất đến việc tính toán chi phí tổ chức, chi phí phát sinh,… sao cho phù hợp với mục đích và tiêu chí mà doanh nghiệp đưa ra.

Khả năng làm việc nhóm

Khả năng làm việc nhóm là rất quan trọng đối với nhân sự tổ chức sự kiện. Một người không thể gồng gánh hoàn thành cả một sự kiện mà cần có sự phối hợp với những thành viên khác để hoàn thành công việc đúng kế hoạch và thời gian yêu cầu.

Khả năng chịu được áp lực công việc cao

Khả năng chịu được áp lực công việc cao cũng là một trong những yêu cầu cơ bản khi lựa chọn nhân sự bởi lĩnh vực tổ chức sự kiện là nơi áp lực công việc thường xuyên xảy ra trong điều kiện thời gian hạn hẹp với nhiều yêu cầu phức tạp và một số sai sót không mong muốn có thể xảy ra.  Do đó, người làm sự kiện cần có một tâm lý vững vàng để giữ được bình tĩnh trong mọi tình huống từ đó tìm ra phương án giải quyết công việc hiệu quả hơn.

Trên đây là những chia sẻ của Sao Việt Event về nhân sự trong tổ chức sự kiện. Hy vọng những thông tin mà Sao Việt Event cung cấp sẽ giúp quý khách lựa chọn được những nhân sự tốt nhất cho sự kiện của mình. Ngoài ra, nếu bạn cần một kịch bản chất lượng, một chương trình sự kiện hoành tráng, sôi động và ý nghĩa với chi phí vô cùng ưu đãi thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn về các gói dịch vụ tốt nhất nhé.

Thông tin liên hệ 

CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGÔI SAO VIỆT

Địa chỉ: Liền kề 26 ô số 36, Khu Đô Thị Văn Phú, P. Phú La, Q. Hà Đông, Hà Nội

Điện thoại: 096 970 19 86

Email: ngoisaoviet.com.vn@gmail.com

Website: saovietevent.vn